Documentación laboral: qué guardar, cuánto tiempo y cómo organizarlo sin errores en 2026

Esta es la última guía (13 de julio de 2026) explicando qué documentos laborales debe conservar la empresa en 2026, durante cuánto tiempo según la ley, y qué herramientas digitales simplifican su gestión sin riesgos de pérdida o sanción.

¿Qué es la gestión de documentación laboral y para qué sirve?

La gestión de documentación laboral es el proceso de captar, almacenar, clasificar y eliminar todos los documentos que genera la relación con cada empleado desde que envía el currículum hasta que se tramita su baja.

Para qué sirve en la empresa:

• Cumplir los plazos legales de conservación que exigen el Código de Comercio, la Ley General Tributaria y el RGPD para evitar sanciones de hasta 10 años de prescripción en delitos contra la Seguridad Social.
• Localizar contratos, nóminas o certificados médicos en segundos cuando los pide Inspección de Trabajo, un juez o el propio empleado ejerciendo su derecho de acceso.
• Reducir el espacio físico ocupado por archivadores y carpetas eliminando papel mediante digitalización certificada por la AEAT.
• Automatizar flujos de aprobación de vacaciones, bajas médicas o modificaciones contractuales sin depender de correos perdidos o firmas en papel.

Software para gestión documental recomendados

Por número de empleados

Microempresas (menos de 10 trabajadores)

Usar Google Drive con carpetas compartidas por empleado y activar la función de búsqueda avanzada que indexa texto dentro de PDFs escaneados es suficiente para cumplir la ley sin invertir en licencias de pago.

Cada contrato se sube a la carpeta del empleado con permisos de visualización solo para RRHH y el propio trabajador.

Pequeñas empresas (10-50 trabajadores)

Plataformas como Holded ayudan a generar expedientes digitales automáticos por empleado, calculan automáticamente las fechas de caducidad legal según el tipo de documento y envía alertas por correo 30 días antes de que expire el plazo de conservación.

Tiene un plan básico desde 14,50 € al mes para dos usuarios.

Medianas empresas (50-250 trabajadores)

Se puede combinar PayFit (la versión básica son 16 € por empleado al mes + 69 € cuota fija) para gestionar nóminas y Signaturit para firmar contratos digitalmente con validez legal ante notario.

Ambas herramientas se sincronizan vía API para que cada nómina generada se archive automáticamente en el expediente del empleado con marca temporal y trazabilidad completa.

Grandes empresas (más de 250 trabajadores)

En países como China, las grandes empresas como Alibaba ya permiten a sus empleados pedir su nómina por voz en WeChat.

Las multinacionales europeas o norteamericanas siguen apostando por herramientas como Microsoft SharePoint integrado con el resto del ecosistema Office 365, aprovechando su capacidad de asignar roles de acceso por departamento.

Su registro de auditoría nativo cumple la norma ISO 27001 y su módulo de retención automática elimina documentos cuando vence el plazo legal.

Según la modalidad de trabajo

Presencial con desplazamientos frecuentes

Lo ideal son soluciones para centralizar todos los expedientes laborales en un único servidor local al que accede RRHH.

Por ejemplo, Wolters Kluwer a3innuva aprovecha su actualización automática de tablas salariales y convenios colectivos para garantizar que cada contrato archivado cumple la normativa vigente sin revisiones manuales.

Teletrabajo 100% remoto

Para máxima seguridad, se pueden usar programas como DocuWare activando la autenticación en dos pasos y el cifrado AES-256.

Desde la aplicación, los empleados pueden subir desde casa certificados médicos o contratos firmados sin riesgo, quedando todo registrado en logs de auditoría con fecha, hora e IP de acceso. Otras soluciones son Athento o OpenKM.

Híbrido (oficina + remoto)

Usar Cegid Meta4 con su app móvil que permite a los empleados consultar sus nóminas desde el teléfono escaneando un código QR. Mientras tanto, RRHH gestiona desde la oficina los expedientes.

Es una solución con más de 350.000 clientes en todo el mundo.

Por sectores

• Sanidad y farmacéutica: Contratar plataformas con certificación ISO 27001 y cumplimiento HIPAA para documentación clínica de empleados, por ejemplo, Alfresco.
• Retail y hostelería: Soluciones como Jobandtalent gestionan todo el ciclo contractual desde la selección hasta la firma digital del contrato.
• Tecnología y startups: Pueden usar Teamtailor para reclutar y Notion como wiki interna, donde cada empleado tiene su página personal con permisos de edición solo para él y RRHH.

¿Qué requisitos legales y técnicos existen?

• Cumplimiento legal: Conservar contratos 4 años tras la baja del empleado, nóminas entre 4 y 10 años según delito, boletines de cotización 5 años y documentación de prevención de riesgos 5 años desde la evaluación (Real Decreto Legislativo 5/2000 y Estatuto de los Trabajadores).
• Cumplimiento laboral: Anonimizar los datos personales e informar por escrito al empleado sobre su tratamiento (LOPDGDD).
• Impacto operativo diario: Asignar roles de acceso en el sistema para evitar que un empleado acceda a información ajena.
• Funcionalidades clave: Registrar en una pista de auditoría quién abrió cada PDF, cuándo lo descargó y si lo modificó, generando un historial inmutable.

¿Qué documentación laboral se debe guardar?

• Contratos y acuerdos. Recomendadas: Signaturit, Holded.
• Nóminas y cotizaciones. Recomendadas: PayFit, Wolters Kluwer a3innuva.
• Documentación médica y prevención. Recomendadas: OpenKM, Alfresco.
• Formación y desempeño. Recomendadas: Hrider, Goforit.
• Registro y comunicaciones: Recomendadas: Cegid Meta4, Viterbit.