Registro horario digital obligatorio 2026: plazos, entrada en vigor y cómo adaptarse al fichaje digital en las empresas

Tramitación en septiembre (actualización del 26/07/2026): Trabajo y Economía han acordado llevar la reforma del registro horario a septiembre para resolver las cuestiones planteadas por el Consejo de Estado, según RTVE (24 de julio de 2026). La fecha anunciada corresponde a la tramitación, no a la entrada en vigor.

¿Qué es el registro horario digital obligatorio?

El registro horario digital obligatorio es la nueva exigencia legal que impondrá a todas las empresas con trabajadores, sin excepción por tamaño o sector, en España la obligación de fichar digitalmente mediante sistemas electrónicos (software o app) para documentar la jornada laboral: hora de entrada, salida, pausas y horas extraordinarias. Sustituye y refuerza la obligación de fichar en el trabajo vigente desde mayo de 2019 (RDL 8/2019). La obligatoriedad de fichar en el trabajo pasa a ser exclusivamente digital, convirtiendo el fichaje electrónico en el único método válido.

Según datos sectoriales recientes analizados por el equipo de Kronjop, aproximadamente un 35% de pymes y autónomos aún utiliza papel o Excel como método de registro: sistemas que quedarán inválidos en cuanto entre en vigor el decreto.

¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?

El Gobierno ha anunciado que tramitará la reforma en septiembre de 2026, tras el acuerdo entre Trabajo y Economía. La información publicada por RTVE no fija una fecha de entrada en vigor: primero deben cerrarse los ajustes, aprobarse el texto definitivo y publicarse en el BOE.

Plazos de la tramitación del control horario digital hasta la fecha

Los hitos del control horario digital, en orden cronológico:

1. 10 de septiembre de 2025: El Ministerio de Trabajo propone incluir el control horario digital obligatorio en una gran reforma laboral junto con la reducción de jornada a 37,5 horas, que fracasa en el Congreso.
2. 30 de septiembre de 2025: El Consejo de Ministros aprueba la tramitación urgente de un Decreto-ley específico sobre control horario digital, separándolo de la reducción de jornada.
3. Del 15 al 30 de octubre de 2025: Fase de consulta pública. Ciudadanos, asociaciones empresariales y sindicatos presentan alegaciones.
4. Marzo de 2026: El proceso administrativo se encuentra en una fase de estancamiento técnico debido a discrepancias entre los socios de gobierno en relación con la protección de datos, el coste del software obligatorio y los criterios de certificación. Se espera dictamen final del Consejo de Estado.
5. 23 de marzo de 2026: El Consejo de Estado emite un dictamen contrario al Decreto-ley del Ministerio de Trabajo. Considera que el texto presenta importantes deficiencias: no evalúa correctamente el impacto económico (especialmente en pymes), impone obligaciones que deberían tramitarse como ley y no como reglamento, no se adapta a las particularidades de distintos sectores y, además, no garantiza adecuadamente la protección de datos de los trabajadores.
6. 1 de abril de 2026: Tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado, el nuevo ministro de Economía y vicepresidente primero propone dar un año de plazo a las pymes para implementarlo. Siguiendo la línea que adoptó el Gobierno con Verifactu y que ya en su momento adelantó el equipo legal de Kronjop.
7. 24 de julio de 2026: Trabajo y Economía acuerdan tramitar la reforma del registro horario en septiembre para resolver las cuestiones planteadas por el Consejo de Estado.

Entrada en vigor y marco legal (BOE)

Según el Ministerio de Trabajo, la obligación del fichaje digital entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE. La ley de fichaje digital se fundamenta en la siguiente legislación:

• Estatuto de los Trabajadores (Art. 34.9, Art. 12.4.c y Art. 35.5): obligatoriedad del registro y regulación de horas extraordinarias.
• LISOS (Art. 7.5 y Art. 40.1): tipificación de infracciones y cuantía de multas.
• Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia (Art. 14): extensión de la obligación al teletrabajo.
• Real Decreto-ley 8/2019 (Art. 10): obligatoriedad general del registro desde 2019.

El proyecto de reforma prevé añadir a este marco: la obligatoriedad exclusiva del formato digital, la interoperabilidad con la ITSS, la inmutabilidad técnica de los registros y un régimen sancionador reforzado.

Obligaciones y prohibiciones del registro horario digital para las empresas

Hoy no es obligatorio fichar exclusivamente en formato digital: la obligación vigente desde 2019 es registrar la jornada con un sistema objetivo, fiable y accesible. El proyecto de reforma prevé que, tras su aprobación y entrada en vigor, el formato digital pase a ser obligatorio y papel o Excel dejen de ser métodos válidos.

Obligaciones

• Implementar un sistema homologado inmediatamente tras la publicación en el BOE (plazo estimado de 20 días).
• Conservar los registros durante 4 años, garantizando su integridad y disponibilidad inmediata.
• Facilitar el acceso a los datos a la representación legal de los trabajadores (RLT) y a la Inspección de Trabajo en tiempo real y de forma remota.
• Documentar y justificar cómo se compensa cada hora extra (retribución económica o descanso).
• Registrar entrada, salida, pausas y horas extraordinarias con identificación individual del trabajador.

Prohibiciones

• Uso de **hojas de cálculo (Excel) o papel para el registro diario, salvo incidencia técnica justificada y temporal.
• Sistemas biométricos de alto riesgo (huellas dactilares, reconocimiento facial, iris) sin justificación técnica y legal proporcional, conforme al RGPD.
• Modificar los registros de los empleados sin su autorización y sin dejar constancia del motivo y autoría del cambio.
• Imponer el uso de dispositivos personales del trabajador para el fichaje con geolocalización sin acuerdo o compensación.

Impacto para las empresas

El Dictamen emitido por el Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026 cifra el impacto inicial del registro horario digital en 867 millones de euros, 55,4 euros anuales por cada trabajador afectado (1,35 millones de empresas y 15,6 millones de trabajadores).

Esto quiere decir que, por ejemplo, una empresa con 10 empleados tendrá unos gastos destinados al registro horario digital de 554 euros al año, lo que supone 46,16 euros mensuales. La cuantía puede variar en función del software o sistema de fichaje elegido.

Multas y sanciones por no cumplir el registro horario digital

Las sanciones por no llevar correctamente el registro horario están tipificadas como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. Las cuantías actuales, según el artículo 40.1:

Con la reforma prevista, el borrador del nuevo régimen sancionador contempla importes de hasta 10.000€ por infracción en grado máximo. Las sanciones se aplican por trabajador afectado, no por empresa: si la Inspección detecta deficiencias generalizadas, puede considerar una infracción por cada empleado sin registro conforme.

En la práctica, esto significa que una pyme con 15 empleados sin un sistema digital válido podría enfrentarse a sanciones acumuladas muy significativas.

Solución tecnológica para este escenario: En pymes de 10 a 50 empleados con personal en movilidad o turnos, el plan Professional de Kronjop añade geolocalización con detección de Fake GPS, modo Kiosco con QR dinámico anti-fraude, automatización de horas extra, fichaje offline y soporte legal prioritario ante una Inspección. Pago por uso, sin cuotas mínimas ni permanencia.

Requisitos clave de los sistemas de registro horario

El borrador de la reforma prevé requisitos técnicos estrictos que cualquier sistema de fichaje digital deberá cumplir si el texto se aprueba y entra en vigor:

• Digitalización completa: el registro debe realizarse mediante software o terminal electrónico. Papel y hojas de cálculo dejan de ser válidos.
• Datos completos: cada día debe reflejar entrada, salida, pausas y, cuando existan, horas extraordinarias y su retribución.
• Identidad individual del trabajador: fichaje con credenciales únicas (usuario+clave, PIN, QR, tarjeta/NFC). Queda excluida la biometría de alto riesgo.
• Trazabilidad e inmutabilidad: los registros deben ser inamovibles. Cualquier corrección debe dejar rastro técnico (quién, qué, cuándo).
• Acceso remoto para la ITSS: Inspección de Trabajo y representación de la plantilla deben poder consultar los datos sin intervención previa del empresario.
• Derecho de acceso del empleado: cada persona debe poder consultar sus fichajes de forma sencilla y permanente.
• Custodia mínima de 4 años: conservación con recuperación ágil, prueba de integridad y almacenamiento seguro (cifrado en tránsito y en reposo).
• Usabilidad: interfaz clara, accesible y comprensible para cualquier perfil de trabajador.
• Conformidad viva: el proveedor debe actualizar el sistema ante cambios legales sin requerir acciones manuales del usuario.

Kronjop cumple con cada requisito

Cómo adaptarse al registro horario digital

La obligación vigente de registrar la jornada es idéntica para todas las empresas. El formato exclusivamente digital y los requisitos técnicos reforzados siguen pendientes de aprobación.

Guía rápida de adaptación en 3 pasos:

1. Auditar el sistema actual: ¿usas papel, Excel o ya tienes un software? Si tu método no es digital, trazable e inmutable, no cumple con el nuevo decreto.
2. Elegir un software que cumpla los requisitos: busca un sistema con acceso remoto, inmutabilidad, custodia de 4 años y actualizaciones legales automáticas. Consulta nuestra guía de sistemas de fichaje para empresas para comparar opciones.
3. Formar a la plantilla: cada empleado debe saber cómo fichar y cómo consultar sus registros. La empresa es responsable de que el sistema se use correctamente. Consulta nuestra guía sobre el registro horario de trabajadores, con los aspectos clave que debe conocer cada empleado.

Para autónomos con 1-5 trabajadores, la principal barrera suele ser el coste. Si buscas un programa de fichaje gratuito, ten en cuenta las limitaciones legales.

Recomendación de app para aplicar en este contexto: Para autónomos y microempresas (1 a 10 empleados), el plan Essential de Kronjop cubre los requisitos del decreto desde 2,40 €/usuario/mes: registros inmutables con sellado hash criptográfico, fichaje multidispositivo, informes PDF automáticos para la ITSS y configuración en menos de 1 día. Sin cuotas mínimas, sin permanencia y sin biometría.

Grado de adaptación actual de las empresas

Aunque la reforma no tiene todavía fecha de entrada en vigor, una parte importante del tejido empresarial, especialmente las pymes, aún no ha digitalizado sus procesos de registro de jornada.

Según datos recientes, alrededor del 35% de pymes y autónomos sigue utilizando papel o Excel, y solo una minoría dispone de un software avanzado de control horario. Las empresas que planifiquen la transición desde ahora reducirán los riesgos de sanción y ganarán en control, eficiencia y transparencia.

La Inspección de Trabajo ya orienta sus actuaciones hacia el modelo digital, y todo indica que la tendencia sancionadora se intensificará independientemente de cuándo se apruebe el decreto. Adelantarse a la obligación del fichaje digital no es solo cumplir la ley: es proteger a la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Va a lanzar el gobierno una app oficial de registro horario?

No. No existe ninguna app oficial del gobierno para el registro de la jornada laboral, ni está previsto que se desarrolle una. El decreto obliga a las empresas a utilizar software privado certificado, no una plataforma estatal.

¿Cómo aplicar el registro horario en el teletrabajo?

La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia (artículo 14) ya establece que las personas que teletrabajan deben registrar su jornada. Con el nuevo decreto, el registro horario en teletrabajo debe ser igualmente digital, inmutable y accesible para la Inspección.

¿Pueden sancionarme si ya tengo un software pero no cumple los requisitos?

Sí. Tener un software de fichaje no es suficiente: debe cumplir los requisitos técnicos del decreto (inmutabilidad, trazabilidad, acceso remoto para la ITSS y custodia de 4 años). Si tu sistema permite modificar registros sin dejar rastro o no ofrece acceso remoto a la Inspección, se considera no conforme y la empresa se expone a las mismas sanciones que si no tuviera registro.

¿Qué ocurre en una inspección de trabajo si mi sistema de registro no cumple?

La Inspección puede levantar acta de infracción grave. Las sanciones se aplican por trabajador afectado, lo que multiplica el importe en plantillas medianas y grandes. Con el nuevo decreto, la ITSS podrá acceder en remoto sin previo aviso, lo que elimina el margen para preparar documentación sobre la marcha.