Sanciones por incumplir el registro horario: no tener registro de jornada y otras multas

TL;DR: multas por no tener control horario digital

Importes según tramos de la tabla de sanciones LISOS (art. 40). La cuantía exacta se fija caso por caso en función de los factores de graduación del art. 39.

Infracciones laborales por no tener registro de jornada

El incumplimiento del registro horario se clasifica en tres niveles según la gravedad y la intencionalidad, conforme a la nueva ley de control horario y la LISOS:

Infracciones leves (art. 6 LISOS)

Desorganización o falta de claridad puntual en el registro. No afectan de forma sistemática al control de la jornada, pero evidencian un sistema deficiente:

• Registros con campos incompletos en días aislados.
• Retrasos en la actualización del sistema.
• Falta de acceso inmediato del trabajador a sus propios registros.

Infracciones graves (art. 7 LISOS)

La ausencia total de registro o el uso de sistemas manipulables constituye infracción grave. Incluye:

• No registrar entradas y salidas de la jornada.
• Registrar solo horas totales sin detalle diario.
• Utilizar sistemas que permiten modificar registros manualmente (hojas Excel editables, fichaje en papel sin control).
• No cumplir con la conservación de los registros durante el plazo legal de 4 años.
• Sanciones por seguir usando el control horario en papel: con el fichaje digital obligatorio, cuando el sistema en papel carece de inmutabilidad, sello temporal y trazabilidad, la Inspección lo considera un registro no fiable y aplica sanción grave.

Infracciones muy graves (art. 8 LISOS)

Implican manipulación deliberada, obstrucción a la Inspección de Trabajo o falsificación de registros:

• Plantillas en Excel editables presentadas como registro oficial.
• Apps sin trazabilidad ni log de modificaciones.
• Códigos de fichaje compartidos o métodos no verificables (sistemas "de pega").
• Fichajes inventados o firmas falsificadas.
• Incumplimientos reiterados que evidencien voluntad de eludir la obligación de registro.

Sanciones por incumplimiento: tramos de multas actualizados

Multas registro horario según la LISOS (art. 40)

Cada nivel de infracción se subdivide en tres grados (mínimo, medio y máximo):

• Leves: de 70 a 150 € (grado mínimo), de 151 a 370 € (medio), de 371 a 750 € (máximo).
• Graves: de 751 a 1.500 € (grado mínimo), de 1.501 a 3.750 € (medio), de 3.751 a 7.500 € (máximo).
• Muy graves: de 7.501 a 30.000 € (grado mínimo), de 30.001 a 120.005 € (medio), de 120.006 a 225.018 € (máximo).

Factores que influyen en la graduación (art. 39 LISOS)

La Inspección de Trabajo no aplica una cifra fija. La multa por no fichar en el trabajo se gradúa en función de:

• Gravedad del incumplimiento: no es lo mismo un error puntual que la ausencia total de sistema.
• Número de trabajadores afectados: a mayor plantilla sin registro, mayor cuantía.
• Reincidencia: haber sido sancionado previamente eleva el tramo.
• Intencionalidad o manipulación: falsificar registros o usar sistemas "de pega" agrava la sanción.
• Perjuicio causado al trabajador: no respetar el descanso del empleado tiene multas de miles de euros, especialmente si se demuestra exceso de jornada no registrado.
• Cifra de negocio de la empresa: la capacidad económica puede influir en la graduación.

Sanciones por no llevar registro horario digital según el tamaño de la empresa

Las sanciones de la ITSS se gradúan por tamaño de empresa y número de trabajadores afectados. El impacto económico de una sanción grave no es igual para 5 que para 500 empleados.

Autónomos y microempresas (1-9 empleados)

• Riesgo principal: la multa por no fichar la jornada laboral afecta proporcionalmente más al negocio. Una sanción grave en grado medio (1.501-3.750 €) puede comprometer la liquidez de un autónomo o microempresa.
• Error habitual: confiar en el fichaje en papel o en una hoja de cálculo sin trazabilidad. Inspección lo considera sistema manipulable.
• Cómo evitarlo: implantar un sistema digital con sello temporal y registros inmutables.

Pequeñas y medianas empresas (10-49 empleados)

• Riesgo principal: el número de trabajadores afectados multiplica la gravedad. Si 30 empleados carecen de registro, la sanción se sitúa en el grado medio o máximo de graves (1.501-7.500 €).
• Error habitual: tener registro parcial (solo fichaje de entrada, sin salidas ni pausas) o usar un Excel compartido que varios mandos pueden editar.
• Cómo evitarlo: software con log de modificaciones, trazabilidad completa y generación de informes automáticos. Integración con nóminas y RRHH para automatizar el traspaso de horas extra y compensaciones.

Medianas empresas (50-250 empleados)

• Riesgo principal: a partir de 50 empleados, la empresa tiene obligación de plan de igualdad, lo que intensifica el escrutinio de Inspección sobre los registros horarios. Si el incumplimiento es generalizado, la sanción puede acumularse por centro de trabajo.
• Error habitual: múltiples centros con sistemas distintos (uno digital, otro en papel) que generan incoherencias.
• Cómo evitarlo: unificar el registro en un único software centralizado con geofencing por sede, detección de GPS falso y automatización de horas extra.

Grandes empresas (+250 empleados)

• Riesgo principal: auditorías reforzadas y sanciones en grado máximo que pueden alcanzar los 225.018 € por infracción muy grave si el incumplimiento afecta a cientos de trabajadores o implica manipulación deliberada.
• Error habitual: sistemas legacy sin actualizar, sin cumplimiento del RGPD o con datos biométricos no justificados que añaden una segunda vía sancionadora (AEPD).
• Cómo evitarlo: plataforma con servidores en el Espacio Económico Europeo, certificable para el AI Act, sin biometría. Fichaje multidispositivo con experiencia fluida y consistente.

¿Cómo actúa la Inspección de Trabajo?

Qué revisa la Inspección cuando sospecha incumplimiento

La Inspección de Trabajo verifica de forma sistemática:

• Existencia de un sistema de fichaje trazable, accesible y digital.
• Registros diarios completos: entradas, salidas, pausas y horas extra.
• Método utilizado (manual, digital, app, kiosco) y su fiabilidad.
• Inmutabilidad: que los registros no hayan sido editados sin trazabilidad.
• Acceso del trabajador a sus propios fichajes.

Documentación que pueden solicitar

• Registros horarios de los últimos 4 años (obligación de conservación de los registros).
• Justificación de horas extra y compensaciones.
• Políticas internas y procedimientos sobre registro horario.
• Evidencia del sistema utilizado: capturas, exportaciones, logs de auditoría.

¿Serán más duras las sanciones con el registro digital obligatorio?

Sí. La generalización del registro horario digital hará más evidente cualquier incumplimiento y facilitará a la Inspección detectar incoherencias, lo que previsiblemente endurecerá el criterio sancionador. Las sanciones por seguir usando el control horario en papel se incrementarán cuando el registro digital sea obligatorio por ley.

Cómo evitar sanciones por incumplir el registro horario

Pasos para implantar un sistema válido de fichaje como Kronjop

1. Elegir un sistema digital inalterable y trazable: con sello temporal, firma digital y log de modificaciones.
2. Registrar entradas, salidas, pausas y horas extra de forma sistemática para cada empleado.
3. Garantizar identificación inequívoca: cada fichaje vinculado a una credencial única (PIN, QR dinámico, usuario).
4. Conservar los registros durante 4 años: almacenamiento seguro con copias de seguridad periódicas y cumplimiento estricto del RGPD.
5. Facilitar acceso inmediato: tanto al empleado como a la Inspección cuando lo solicite.

ℹ Kronjop ayuda a las empresas a cumplir la normativa y evitar las sanciones.

Plan de choque tras una sanción

1. Realizar una auditoría interna inmediata del sistema de control horario.
2. Sustituir el sistema de fichaje por uno digital, trazable y conforme a la nueva ley de control horario.
3. Impartir formación específica a mandos intermedios y plantilla.
4. Documentar todos los cambios para acreditar corrección ante una posible reinspección.

Checklist: ¿cumple tu empresa con el registro horario?

• Sistema de fichaje digital con sello temporal y firma digital
• Registros inmutables con log de modificaciones
• Entradas, salidas, pausas y horas extra registradas diariamente
• Cada empleado con credencial única e intransferible
• Registros conservados durante 4 años
• Acceso inmediato del trabajador a sus fichajes
• Informes exportables y auditables
• Sin biometría (o con base legal justificada y evaluación de impacto)
• Sistema funcional offline con sincronización automática
• Formación impartida a mandos y plantilla

Otros riesgos legales más allá de la sanción económica

La multa por no fichar en el trabajo no es el único riesgo. El incumplimiento del registro horario expone a la empresa a:

• Reclamaciones de horas extra no pagadas: sin registro, el trabajador puede reclamar y la carga de la prueba recae sobre la empresa.
• Conflictos laborales por exceso de jornada: no respetar el descanso del empleado tiene multas de miles de euros y puede derivar en demandas.
• Problemas probatorios ante juicios laborales: sin registro fiable, la empresa carece de evidencia para defender su posición.
• Sanciones adicionales por la AEPD: si el sistema de fichaje trata datos biométricos sin base legal adecuada.

Conclusión

Las sanciones por no llevar registro horario digital van de 70 € a 225.018 € según la LISOS. La Inspección de Trabajo gradúa la multa caso por caso considerando el número de trabajadores afectados, la reincidencia y la intencionalidad. El criterio sancionador se endurecerá con la entrada en vigor del registro digital obligatorio. Implantar un sistema trazable, inmutable y conforme al RGPD es la forma más directa de evitar multas y proteger a la empresa.

No esperes a recibir una inspección para revisar tu sistema. Haz una auditoría interna este mes: comprueba que cada fichaje tiene sello temporal, que los registros de los últimos 4 años son exportables y que ningún usuario puede editar manualmente un registro sin dejar traza.