Nueva Ley de control horario 2026: Todo lo que debes saber
Conservación de los registros de horas trabajadas: plazos, acceso y eliminación
¿Cómo se han de conservar los registros de horas de los empleados? ¿Durante cuánto tiempo está obligada la empresa a mantenerlos? ¿Quién puedes acceder a ellos?
La conservación de los registros de jornada es uno de los puntos más vigilados por Inspección de Trabajo y uno de los pilares del cumplimiento laboral en 2026.
Índice del artículo
No basta con fichar: es obligatorio guardar, proteger y poder demostrar la trazabilidad del registro horario durante años, respetando al mismo tiempo la privacidad del empleado.
En esta guía encontrarás los plazos legales, quién puede acceder, cómo almacenarlos correctamente y qué errores evitar para no recibir sanciones.
¿Por qué es clave la conservación los registros de jornada?
Conservar los registros es esencial porque permiten acreditar el cumplimiento horario, resolver conflictos laborales, facilitar auditorías y garantizar transparencia. Un registro mal conservado equivale a no tener registro.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro horario en la empresa?
El Real Decreto-ley 8/2019 y los criterios legales aplicados en 2026 obligan a conservar los registros durante un mínimo de 4 años. Durante todo este tiempo deben mantenerse accesibles, íntegros e inalterables.
Quién puede acceder a los registros horarios y en qué condiciones
Acceso de trabajadores y representantes a los registros de jornada
El empleado puede solicitar copia de sus fichajes. Los representantes laborales pueden acceder a información global para supervisar horas extra, siempre sin revelar datos individualizados.
Acceso de Inspección de Trabajo y otras autoridades a los registros horarios
Inspección de trabajo puede solicitar los registros completos y deben entregarse de inmediato si se utilizan sistemas digitales. Los datos deben contar con sello temporal, trazabilidad y protección frente a manipulaciones.
Registros horarios y derecho a la intimidad de los empleados
La empresa solo puede tratar datos estrictamente necesarios para el registro. Se deben limitar accesos, evitar información innecesaria y aplicar medidas de confidencialidad para proteger la privacidad.
¿Cómo conservar correctamente los registros de jornada en papel y en formato digital?
Conservación de los registros de jornada en soporte físico: riesgos y límites
El registro en papel presenta riesgos de pérdida, deterioro o manipulación y dificulta demostrar trazabilidad. Es una opción poco recomendable para empresas con turnos complejos o auditorías frecuentes.
Sistemas digitales para la conservación de los registros horarios de trabajadores
Los sistemas de fichaje digital permiten sellado temporal, trazabilidad, bloqueo de modificaciones, copias de seguridad automáticas y acceso inmediato ante una inspección.
Copias de seguridad, integridad y trazabilidad del registro horario
La empresa debe garantizar backup recurrente, control de accesos, registro de actividad y almacenamiento en servidores ubicados en la UE.
Organización interna y políticas sobre conservación de los registros horarios
Quién es responsable de custodiar el registro de jornada en la empresa
Normalmente, es responsabilidad de RRHH o gerencia. En pymes, la obligación recae directamente en el empresario. Debe designarse un responsable en la política interna.
Política de conservación, acceso y eliminación del registro horario
La política debe incluir plazos, usuarios autorizados, sistemas de protección, procedimientos de acceso y pautas de eliminación segura.
Cómo documentar procedimientos para auditoría e Inspección de Trabajo
Se recomienda elaborar un manual interno con procesos de custodia, trazabilidad, copia de seguridad y justificación de la herramienta utilizada para registrar la jornada.
Eliminación y anonimización de los registros de jornada
Una vez finalizado el plazo legal, deben eliminarse de forma segura. También puede optarse por la anonimización cuando se necesiten datos históricos sin identificar empleados. La eliminación debe documentarse.
Errores frecuentes al eliminar registros horarios de trabajadores
Errores habituales: borrar antes de los 4 años, no documentar el borrado, no eliminar copias duplicadas en backups, o eliminar registros durante un conflicto laboral o inspección activa.
Sanciones por no conservar correctamente los registros horarios
Infracciones y multas por no guardar el registro horario el tiempo mínimo exigido
La LISOS establece sanciones de entre 751€ y 7.500€ si no se conservan los registros correctamente o si son incompletos, inaccesibles o manipulables.
Riesgos ante reclamaciones de horas extra y conflictos laborales
Si no existen registros válidos, se presume la versión del trabajador. Esto puede implicar pagos de horas extra, recargos de cotización o indemnizaciones adicionales.
Ejemplos de actuaciones de Inspección relacionadas con la conservación del registro de jornada
Casos habituales incluyen registros incompletos, sistemas locales sin copia de seguridad, empresas multisedes sin trazabilidad centralizada o soportes en papel ilegibles o fáciles de manipular.
Disclaimer legal
Este artículo es informativo y no sustituye asesoramiento legal. Para casos específicos, consulta con el departamento legal de Kronjop, un abogado laboralista o con la Inspección de Trabajo.
