Nueva Ley de control horario 2026: Todo lo que debes saber

Situación a 26/07/26: tramitación anunciada para septiembre

• Obligatoriedad: el control horario es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 para todas las empresas, según el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (RDL 8/2019).
• Formato válido: se permite papel, Excel o fichaje electrónico, siempre que el registro sea objetivo, fiable, accesible y se conserve durante 4 años.
• Situación legal actual: la normativa vigente sigue permitiendo sistemas no digitales si cumplen los requisitos legales.
• Sanciones: no llevar el control horario es una infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multas según graduación.
• Reforma en tramitación: Trabajo y Economía han acordado llevar a septiembre de 2026 el proyecto que prevé imponer sistemas digitales y un registro más detallado.

La nueva Ley de Control Horario de trabajadores

La Ley de Control Horario 2026 actualiza la normativa 2019 sobre el registro obligatorio de la jornada laboral, incorporando nuevos requisitos técnicos, sanciones más severas y control digital por parte de la Inspección de Trabajo.

El principal cambio es la digitalización obligatoria: la ley de fichaje digital exige que las empresas usen un software o app como Kronjop u otro método que cumpla estrictamente con los requisitos de la nueva normativa.

¿Cuándo entra en vigor?

Trabajo y Economía han acordado tramitar la reforma en septiembre de 2026 para resolver las cuestiones planteadas por el Consejo de Estado, según RTVE. El anuncio no equivale a aprobación ni fija la entrada en vigor; esta dependerá del texto definitivo y de su publicación en el BOE.

■ Novedad: El 23 de marzo de 2026 el Consejo de Estado ha emitido una resolución muy crítica contra el Decreto-ley de control horario impulsado por el Ministerio de Trabajo. El organismo considera que la norma presenta deficiencias importantes, especialmente por su impacto económico en las empresas, su encaje jurídico como reglamento y las dudas que plantea en materia de protección de datos.

Mientras la reforma siga pendiente, continúa aplicándose el marco vigente desde 2019: toda empresa debe registrar la jornada, pero puede utilizar papel, Excel o sistemas electrónicos si el registro es objetivo, fiable, accesible y se conserva durante cuatro años.

Objetivos principales de la actualización normativa en el fichaje trabajadores

La ley de 2019 permitía cumplir la normativa con métodos manuales como hojas de papel o Excel, en lugar de exigir fichajes digitales, lo que provocó tres problemas: Falta de fiabilidad de los registros, dificultad de acceso para la Inspección, horas extra no declaradas (según estimaciones del Ministerio de Trabajo, se realizan más de 2,5 millones de horas extraordinarias semanales no remuneradas en España)

La nueva normativa establece un estándar técnico que garantice la inmutabilidad, trazabilidad y accesibilidad del registro.

• Veracidad del registro: sistemas digitales con sellado temporal automático que impidan alterar datos sin rastro.
• Control por la Inspección: acceso remoto obligatorio para verificaciones ágiles sin personarse en la empresa.
• Protección de los trabajadores: acceso inmediato y permanente al registro para comprobar horas, pausas y compensaciones.
• Unificación normativa: horas extra, pausas, desplazamientos y teletrabajo integrados en un único sistema digital.

Ley actual de control horario vs nueva Ley propuesta

En resumen: El registro horario pasa de ser un documento a un sistema de información con garantías técnicas y legales reforzadas.

Obligaciones principales de las empresas

La reforma no solo introduce nuevos requisitos técnicos para las empresas: también afecta directamente a todos los trabajadores por cuenta ajena. Cualquier empresa con personal contratado deberá aplicar estos cambios, incluidos los autónomos con empleados a cargo. Estas son las obligaciones en materia de control horario de trabajadores y control de fichajes para garantizar la validez legal del registro:

• Registro diario de jornada para todos los empleados.
• Uso obligatorio de sistemas electrónicos.
• Registros inmutables y trazables.
• Control de horas extra y su compensación.
• Registro de desplazamientos y viajes.
• Conservación de datos durante 4 años.
• Acceso a los registros para trabajadores y administración.
• Formación a la plantilla sobre el nuevo sistema.

Garantizar el registro de jornada a todos los empleados

Cada trabajador sin excepción debe registrar:

• Hora exacta de inicio y fin de jornada.
• Pausas no computables (descansos, comidas).
• Interrupciones justificadas (visitas, desplazamientos).

El fichaje debe realizarse en tiempo real, bloqueando la manipulación manual y conservando el histórico completo.

Uso obligatorio de sistemas electrónicos

La nueva ley prohíbe los métodos manuales (papel, firmas, hojas Excel) y exige sistemas de fichaje online porque:

• No son inalterables: El fichaje en papel y Excel pueden modificarse sin rastro.
• Sin trazabilidad: no identifican quién fichó, desde dónde ni con qué medio.
• Sin sellado temporal fiable: fechas y horas pueden editarse.
• Sin disponibilidad inmediata: requieren preparación y envío manual.
• Riesgo RGPD: no aseguran integridad ni control de accesos.
• Valor probatorio débil: impugnables frente a un sistema digital auditable.

Solo serán válidos los sistemas electrónicos que cumplan:

• Identificación única del trabajador (usuario, PIN o tarjeta).
• Sellado temporal automático al registrar entrada, pausas y salida.
• Trazabilidad total de modificaciones y correcciones.
• Exportación inmediata en formato verificable (.pdf o .csv auditado).
• Funcionamiento sin conexión, sincronizando datos al recuperar red.

Solución de software para este contexto: Cumplir estos cinco requisitos técnicos sin sobredimensionar la inversión es viable desde 2,40 €/usuario/mes con el plan Essential de Kronjop: identificación sin biometría, sellado hash criptográfico que hace inmutable cada registro, fichaje multidispositivo, informes PDF automáticos y funcionamiento offline con sincronización. Sin cuotas mínimas, sin permanencia y configuración en menos de 1 día.

Certificar que los registros son inmutables y trazables

Ningún registro podrá alterarse o eliminarse sin dejar huella digital.

Cada modificación genera un log automático con: quién realizó el cambio, cuándo y qué valor se modificó. Los registros originales se conservan junto con las modificaciones y deben estar disponibles en cualquier auditoría.

Controlar las horas extra y justificar su compensación

El sistema debe reflejar todas las horas extraordinarias e indicar si se:

• Abonan mediante retribución salarial.
• Compensan con descanso equivalente.

El trabajador firma electrónicamente la compensación. La empresa conserva el justificante durante cuatro años.

Objetivo: eliminar las horas extra no declaradas (una práctica que afecta a cientos de miles de empleados).

Registro de desplazamientos y viajes de trabajo

Viajar por motivos laborales es tiempo de trabajo. Visitas a clientes, trayectos entre centros y reuniones externas deben quedar registrados.

Los sistemas de fichaje permitirán:

• Marcar salida y regreso de un desplazamiento.
• Añadir categorías ("reunión externa", "visita comercial").
• Usar geolocalización puntual con consentimiento informado y sin seguimiento continuo.

Conservación de los registros durante 4 años

Los datos deben conservarse cuatro años en formato electrónico:

• Disponibles de forma inmediata ante requerimiento de la Inspección.
• Almacenados con cifrado. El RGPD exige además que se ubiquen en servidores de la Unión Europea o en países con nivel de protección equivalente.
• Accesibles para la plantilla y sus representantes.

Aquí tienes todo sobre la forma de conservar los registros: plazos, acceso y eliminación.

Acceso remoto a los registros por parte de empleados e Inspección

• Los trabajadores podrán consultar y descargar sus fichajes en cualquier momento.
• Los representantes legales podrán revisar los registros globales.
• La Inspección podrá requerir los datos en persona o de forma remota.

Formar a la plantilla sobre la adopción y uso del nuevo sistema

• Informar sobre el uso correcto del sistema.
• Facilitar formación o instrucciones claras.
• Ofrecer un método accesible para todos, incluidos empleados sin acceso digital constante.

¿Qué sistemas de fichaje permite la nueva Ley de registro horario?

La ley no impone un único método, pero sí requisitos mínimos obligatorios. Las empresas pueden elegir entre distintos sistemas de fichaje:

• Software y apps digitales: fichaje desde cualquier dispositivo. Fáciles de implantar, bajo coste y escalables.
• Plataformas con registros inmutables y auditorías: para empresas complejas. Logs de cambios, permisos jerárquicos y vinculación con nóminas, RRHH y ERP.
• Terminales con tarjetas RFID, NFC o PIN: terminales físicos conectados a sistema digital. Identificación por tarjeta, llavero, PIN o código QR. Habituales en fábricas, clínicas y centros educativos.
• Dispositivos móviles con geolocalización puntual: para sectores con desplazamientos. Geolocalización solo en el momento del fichaje, nunca seguimiento continuo. Datos cifrados y destruidos tras verificación.

¿Qué debe incluir un sistema de fichaje para cumplir con la ley?

Funcionalidades mínimas obligatorias de todo sistema de control horario certificado:

Identificación unívoca del trabajador

Cada fichaje debe corresponder inequívocamente a un trabajador concreto mediante usuario y contraseña, tarjeta RFID/NFC o código PIN. Queda excluida la biometría (huellas, reconocimiento facial), conforme al criterio de la AEPD y a la propia reforma. No se admiten fichajes genéricos o compartidos.

Registro de entrada, salida y pausas

El sistema debe capturar cada evento con sellado temporal automático no alterable. Cada registro queda asociado a un código de tipo (entrada, salida, pausa, hora extra) y, en horas extraordinarias, debe indicar si se compensan económicamente o con descanso.

Geolocalización opcional según tipo de actividad

Cuándo activarla y cuándo no:

• Recomendable: trabajadores en movilidad (transporte, logística, construcción), ubicaciones variables (limpieza, mantenimiento, comerciales) y teletrabajadores.
• No exigible: oficinas con puesto fijo, centros con terminal físico o entornos con ubicación siempre idéntica.

Recomendación de app para aplicar en este contexto: Para plantillas con movilidad o ubicaciones variables, el plan Professional añade geolocalización puntual con detección de Fake GPS y modo Kiosco con QR dinámico anti-fraude, junto con automatización de horas extra y fichaje offline. Pago por uso escalable, pensado para pymes de 10 a 50 empleados que necesitan trazabilidad reforzada sin pasar al segmento corporativo.

Informes descargables en formato oficial para inspecciones

Informes exportables en .pdf o .csv con:

• Identificación del trabajador.
• Detalle diario de fichajes (entrada, salida, pausas, horas extra).
• Registro de modificaciones y correcciones.
• Periodo cubierto y totalización de horas.

Disponibles de forma inmediata ante requerimiento de la Inspección.

Control de modificaciones y registros inalterables

El registro original nunca se elimina. Cada corrección conserva el dato inicial junto con la modificación. La nueva ley exige un campo de justificación obligatorio para documentar el motivo de cada cambio.

¿Cómo afecta la ley a la seguridad y protección de datos?

El registro de jornada está sujeto al RGPD y a la LOPDGDD:

• Cifrado y almacenamiento: el RGPD exige cifrado de datos en tránsito y en reposo, así como almacenamiento en servidores dentro de la UE o en países con nivel de protección equivalente. Se debe documentar la base jurídica y realizar evaluación de impacto cuando proceda.
• Control de accesos: roles de usuario definidos (administrador, supervisor, empleado, representante legal) con permisos específicos. Solo personas autorizadas pueden consultar o modificar registros.
• Base legal del tratamiento: el registro se ampara en el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD). No se necesita consentimiento del trabajador.
• Auditoría: el sistema debe detectar accesos irregulares o intentos de manipulación y generar alertas automáticas para el responsable de protección de datos.

¿Qué sanciones existen por incumplir la Ley de Control Horario 2026?

Se endurecen las multas y sanciones y se amplían los supuestos de infracción.

Multas económicas

Sanciones vigentes (LISOS actual)

Sanciones previstas en el anteproyecto (pendiente de aprobación)

Importante: el anteproyecto introduce el cómputo por trabajador afectado, lo que multiplica el impacto económico. Una empresa con 20 empleados sin registro podría enfrentarse a multas de hasta 200.000 € en el escenario más grave (20 × 10.000 €). Estas cuantías están pendientes de aprobación definitiva.

¿Cómo prepararse para la nueva ley antes de que entre en vigor?

Según el dictamen emitido por el Consejo de Ministros el 23 de marzo de 2026, el registro horario digital tendrá un coste medio para las empresas de 55,4 euros por trabajador al año, por lo que es clave establecer unos protocolos eficaces que minimicen esta inversión.

Solución tecnológica para este escenario: Para medianas empresas (50 a 250 empleados), el plan Professional de Kronjop amortiza la inversión con funcionalidades que reducen riesgo legal: actualización normativa proactiva, log certificable conforme a la AI Act, acceso anonimizado para la RLT, API bidireccional con nóminas y ERP, y soporte legal por abogados ante una Inspección. Pago por uso, sin cuotas mínimas.

Revisión del sistema actual de fichaje

Auditar el método actual:

• ¿Se utiliza papel, Excel o un sistema digital?
• ¿Cumple los requisitos de inmutabilidad y trazabilidad?
• ¿Los trabajadores tienen acceso inmediato a sus registros?
• ¿Se generan informes automáticos para la Inspección?

Si alguna respuesta es negativa, hay que migrar a un sistema de fichaje digital homologado.

Migración desde papel o Excel a una plataforma digital

• Seleccionar un software homologado (ver sistemas certificados).
• Migrar datos históricos al nuevo sistema (relevante para los 4 años de conservación).
• Configurar roles y permisos (administrador, supervisor, empleado).
• Definir la política interna de registro: horarios, pausas, movilidad, correcciones, horas extra.

Formación interna para responsables y empleados

• RRHH y supervisores: gestión de incidencias, informes, control de ausencias y horas extra.
• Empleados: cómo fichar (entrada, salida, pausas), cómo consultar registros y cómo actuar ante incidencias.
• Documentar la formación: la Inspección puede requerirla.

Auditoría previa: checklist de cumplimiento legal

Verificar que:

• El sistema cumple los requisitos técnicos (inmutabilidad, sellado temporal, trazabilidad, acceso remoto).
• Los roles y permisos están configurados.
• Los trabajadores tienen acceso y han sido formados.
• Se generan informes automáticos en formato oficial.
• La política interna está documentada y comunicada.
• Los datos se almacenan conforme al RGPD.

Checklist de cumplimiento de la Ley de control horario 2026

• Eliminar papel y Excel: métodos manuales no conformes.
• Implantar herramienta digital certificada: software de control horario homologado con inmutabilidad, trazabilidad, sellado temporal y acceso remoto.
• Definir política interna de registro: horarios, pausas, fichaje, correcciones, teletrabajo, desplazamientos y horas extra.
• Comunicar la política a la plantilla: acceso para todos los empleados (intranet o soporte digital).
• Formar a los trabajadores: cuándo y cómo fichar, incidencias y consecuencias del uso incorrecto.
• Registrar todas las modalidades: presencial, teletrabajo, desplazamientos, pausas y horas extraordinarias.
• Controlar y justificar horas extra: indicar si se pagan o compensan, con confirmación del trabajador.
• Conservar registros 4 años: almacenamiento seguro, cifrado, copias de seguridad y control de accesos por roles. El RGPD exige servidores en la UE o países con protección equivalente.
• Garantizar acceso inmediato: acceso remoto a trabajadores, representantes legales e Inspección.
• Auditar periódicamente: revisar fichajes, detectar incoherencias, validar permisos y comprobar RGPD.
• Preparar protocolo de inspección: responsables, informes automáticos y documentación de apoyo.
• Mantener sistema actualizado: soporte técnico, actualizaciones de seguridad y adaptación normativa.

¿Cómo cumplir la ley según el tipo de empresa?

Según número de trabajadores

• Autónomos o microempresas (1 a 10 empleados): app de control horario o fichaje digital gratis sin costes por trabajador ni permanencias, con soporte por videollamada.
• Empresa pequeña (pymes de 10 a 50 empleados): software con gestión descentralizada, línea de tiempo visual, roles para RRHH y soporte prioritario ante inspecciones.
• Empresa mediana (50 a 250 empleados): plataforma avanzada que cubra canal de denuncias, planes de igualdad, DPO, desconexión digital y actualización legal proactiva.
• Empresa grande (+250 empleados): sistema corporativo multinacional y multisede, con adaptación a distintas normativas y zonas horarias, trabajo híbrido, roles jerárquicos e integración con RRHH y nóminas.

Según sector empresarial

• Hostelería: app móvil o tablet/kiosco con QR dinámicos para turnos variables y fichajes rápidos.
• Comercio minorista: fichaje presencial desde terminal fijo para gestión de turnos y control de aperturas/cierres.
• Construcción: app móvil con geolocalización puntual para fichaje en obra y registro de desplazamientos.
• Transporte** y logística:** app con geolocalización e integración con Google Maps para jornadas irregulares, tiempos de conducción y desplazamientos.
• Clínicas privadas: plataforma con QR dinámicos para turnos complejos y altos estándares de protección de datos.
• Limpieza y mantenimiento: app móvil con GPS, códigos QR/NFC y terminales fijos o tablets en centros estables.
• Centros educativos: apps móviles, QR, tarjetas RFID/NFC o PIN para horarios recurrentes y sustituciones.
• Despachos y asesorías: fichaje web para jornada flexible, teletrabajo y control de horas ordinarias y extraordinarias.
• Gimnasios y centros deportivos: pulseras o tarjetas RFID con gestión de turnos y adaptación a horarios ampliados.

Según modalidad de jornada

• Jornada completa o parcial: sistema digital con registro de inicio, fin y pausas, y clasificación automática de horas.
• Teletrabajo o trabajo híbrido: app o plataforma online con fichaje remoto, acceso permanente y trazabilidad legal.
• Jornada flexible: software con ventanas de fichaje flexibles y cómputo automático.
• Turnos rotativos: planificación de turnos, fichaje inmediato y control de cambios y sustituciones.
• Trabajadores móviles: apps con fichaje en tiempo real y geolocalización puntual, sin seguimiento continuo.

Conclusión: digitalización prevista, entrada en vigor pendiente

La reforma del control horario plantea un cambio de paradigma: que el registro de jornada pase de ser un trámite documental a un sistema de información con garantías técnicas reforzadas. Esos cambios siguen pendientes de aprobación.

Las empresas que se anticipen evitarán sanciones durante la transición, dispondrán de un sistema rodado y habrán formado a su plantilla sin presión.

El fichaje digital es una oportunidad para mejorar la gestión interna, reducir conflictos laborales y profesionalizar el control horario.

Resumen: cambios previstos por la reforma

• Fichaje digital obligatorio para todas las empresas, sin excepción de tamaño o sector.
• Prohibición expresa de papel y Excel. Utilizarlos supone infracción grave por cada trabajador afectado.
• Registros inalterables por requisito legal. Los sistemas deberán acreditar sellado temporal automático, log de modificaciones, imposibilidad de borrado sin rastro y exportación verificable (.pdf, .csv).
• Nuevas exigencias de conservación. Se mantienen los 4 años, pero se exige cifrado y disponibilidad inmediata. El RGPD exige además que los datos se almacenen en servidores dentro de la UE o en países con nivel de protección equivalente.
• Integración directa con la Inspección de Trabajo. Los inspectores podrán solicitar y recibir registros en formato electrónico estandarizado, sin intermediación del empresario.