Nueva Ley de control horario 2026: Todo lo que debes saber
¿Es legal fichar en papel en 2026?
Fichar en papel sigue siendo legal en 2026 si el registro cumple los requisitos vigentes. La reforma digital se tramitará en septiembre.
El registro en papel puede ser válido si refleja la jornada real, es fiable y accesible y se conserva durante cuatro años. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone un soporte exclusivamente digital. Una aplicación puede facilitar la custodia, las consultas y la gestión de correcciones.
Índice del artículo
A 26/07/26, el uso de papel o plantilla impresa está permitido siempre que cumpla estos requisitos:
- Registro diario real de entrada y salida
- Identificación del trabajador y procedimiento de validación del registro
- Conservación durante 4 años
- Accesibilidad inmediata para la Inspección de Trabajo
¿A partir de cuándo no se podrá fichar en papel?
Situación a 26/07/2026: Trabajo y Economía han acordado tramitar en septiembre la reforma que prevé hacer digital el registro horario, según RTVE. Septiembre no es la fecha de prohibición del papel: el cambio dependerá de la aprobación, publicación y entrada en vigor del texto definitivo.
El nuevo sistema, en fase de tramitación, incluirá control remoto por parte de la Inspección, trazabilidad completa y eliminación de registros manipulables.
Datos obligatorios del registro en papel
Un registro en papel válido debe incluir:
- Nombre del trabajador
- Fecha
- Hora de entrada y salida real
- Validación conforme al procedimiento acordado
- Firma o sello del responsable (recomendado)
¿Cómo rellenar la plantilla?
Debe completarse día a día, sin espacios en blanco ni tachaduras. Se recomienda:
- Usar un formato semanal impreso
- Entregar al trabajador al inicio de la semana
- Rellenar entrada y salida reales
- Revisar cada jornada y validarla conforme al procedimiento de la empresa
- Archivar el documento y escanearlo si se desea copia digital
¿El Excel sirve?
El formato no basta para decidirlo. Una hoja de cálculo o un documento impreso puede formar parte del registro si permite acreditar la jornada real, identificar a cada trabajador, controlar las correcciones y conservar y consultar los datos. Un archivo que pueda modificarse sin evidencia ofrece menos garantías; imprimirlo no resuelve por sí solo ese problema.
¿Qué cambiaría si se exige el registro digital?
La propuesta de digitalización pretende facilitar la gestión de problemas prácticos del registro en papel:
- El papel requiere controles de cumplimentación, correcciones y custodia para mantener un registro fiable.
- Puede dificultar la recuperación y consulta de los registros si el archivo no está bien organizado.
- La pérdida o deterioro de los documentos durante los 4 años que es obligatorio conservarlos.
¿Qué dice la ley actualmente sobre fichar firmando en papel?
El registro en papel puede ser válido. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no establece una firma diaria como requisito general: exige registrar el inicio y el final de la jornada, conservar los registros y mantenerlos a disposición de las personas legitimadas. La firma puede ayudar a acreditar su autenticidad dentro del procedimiento acordado. Los tribunales valoran la fiabilidad de la prueba en cada caso; este análisis de un litigio sobre registros manuscritos ilustra por qué conviene documentar cómo se cumplimentan y validan.
Sanciones por no tener registros válidos
Se considera infracción grave y la multa por incumplimiento puede alcanzar los 7.500 € en su grado máximo, según la calificación y graduación de la infracción; no se multiplica automáticamente por cada trabajador.
Además, si un empleado reclama horas extra y no puedes presentar un registro válido, la carga de la prueba recae en la empresa.
¿Tengo que entregar copia al trabajador?
No es obligatorio entregar una copia diaria, pero sí debes tener los registros accesibles en cualquier momento para el trabajador, su representante legal o la Inspección.
Recomendación de app para aplicar en este contexto: el plan Essential, desde 2,40 €/usuario/mes, sustituye el cuaderno o la plantilla impresa por un sistema de registro digital con sellado hash criptográfico —que ayuda a comprobar alteraciones y conservar la trazabilidad de las correcciones—, servidores en el EEE conformes al RGPD para la conservación obligatoria de 4 años y acceso remoto preparado para la Inspección de Trabajo. Configuración en menos de 1 día, sin cuotas mínimas ni permanencia. Es la opción adecuada para empresas que necesitan abandonar el papel antes de la entrada en vigor de la reforma sin asumir el coste de una suite corporativa.
¿Qué alternativas existen al registro en papel?
Aunque hoy se puede fichar en papel, si la reforma entra en vigor este método dejará de aceptarse como sistema principal. Las alternativas digitales como Kronjop permiten anticipar la transición con inmutabilidad, trazabilidad y acceso ágil para la Inspección.
Para decidir el cambio, compara las tareas del cierre:
| Tarea | Gestión en papel | Gestión con asistencia digital |
|---|---|---|
| Reunir registros | Recopilar hojas y trasladar sus datos. | Consultar los registros disponibles del periodo. |
| Revisar incidencias | Localizar diferencias y pedir aclaraciones. | Revisar incidencias detectadas y propuestas pendientes de aprobación. |
| Preparar información para el asesor | Consolidar manualmente los datos. | Preparar una salida compatible y comprobarla antes de enviarla. |
Valora estas tareas con un cierre real de tu empresa antes de estimar el ahorro o contratar funciones adicionales.
Disclaimer legal
Este artículo es informativo y no sustituye asesoramiento legal. Para casos específicos, consulta con el departamento legal de Kronjop, un abogado laboralista o con la Inspección de Trabajo.
