¿Es legal fichar en papel en 2026?

A 26/07/26, el uso de papel o plantilla impresa está permitido siempre que cumpla estos requisitos:

• Registro diario real de entrada y salida
• Firma manuscrita del trabajador por jornada
• Conservación durante 4 años
• Accesibilidad inmediata para la Inspección de Trabajo

¿A partir de cuándo no se podrá fichar en papel?

Situación a 26/07/2026: Trabajo y Economía han acordado tramitar en septiembre la reforma que prevé hacer digital el registro horario, según RTVE. Septiembre no es la fecha de prohibición del papel: el cambio dependerá de la aprobación, publicación y entrada en vigor del texto definitivo.

El nuevo sistema, en fase de tramitación, incluirá control remoto por parte de la Inspección, trazabilidad completa y eliminación de registros manipulables.

Datos obligatorios del registro en papel

Un registro en papel válido debe incluir:

• Nombre del trabajador
• Fecha
• Hora de entrada y salida real
• Firma manuscrita diaria
• Firma o sello del responsable (recomendado)

¿Cómo rellenar la plantilla?

Debe completarse día a día, sin espacios en blanco ni tachaduras. Se recomienda:

• Usar un formato semanal impreso
• Entregar al trabajador al inicio de la semana
• Rellenar entrada y salida reales
• Firmar cada jornada antes de finalizar el turno
• Archivar el documento y escanearlo si se desea copia digital

¿El Excel sirve?

No. Un archivo editable como un Excel o Word sin trazabilidad ni firma no se considera válido.
Aunque se imprima después, no aporta garantías suficientes si no hay firma diaria, ni control de modificaciones.

¿Por qué la nueva Ley desestimará el fichaje en papel?

El fichaje en papel conlleva una serie de problemas a los que la nueva ley quiere poner fin:

• El formato en papel no garantiza la trazabilidad ni la veracidad exigidas en inspecciones.
• Dificulta de cumplir con la obligación legal de disponibilidad inmediata.
• La pérdida o deterioro de los documentos durante los 4 años que es obligatorio conservarlos.

¿Qué dice la ley actualmente sobre fichar firmando en papel?

Fichar en papel es legal solo si el registro está firmado cada día por el trabajador. Firmar una vez al mes o dejar espacios vacíos invalida el registro, varias sentencias han confirmado esto, incluyendo la del TSJ de Galicia (2516/2024), donde se anuló un control horario en papel por falta de firmas diarias.

Sanciones por no tener registros válidos

Se considera infracción grave y la multa por incumplimiento puede llegar a los 7.500 € por trabajador.

Además, si un empleado reclama horas extra y no puedes presentar un registro válido, la carga de la prueba recae en la empresa.

¿Tengo que entregar copia al trabajador?

No es obligatorio entregar una copia diaria, pero sí debes tener los registros accesibles en cualquier momento para el trabajador, su representante legal o la Inspección.

Recomendación de app para aplicar en este contexto: el plan Essential, desde 2,40 €/usuario/mes, sustituye el cuaderno o la plantilla impresa por un sistema de registro digital con sellado hash criptográfico —que hace los fichajes inmutables y sustituye a la firma manuscrita diaria—, servidores en el EEE conformes al RGPD para la conservación obligatoria de 4 años y acceso remoto preparado para la Inspección de Trabajo. Configuración en menos de 1 día, sin cuotas mínimas ni permanencia. Es la opción adecuada para empresas que necesitan abandonar el papel antes de la entrada en vigor de la reforma sin asumir el coste de una suite corporativa.

¿Qué alternativas existen al registro en papel?

Aunque hoy se puede fichar en papel, si la reforma entra en vigor este método dejará de aceptarse como sistema principal. Las alternativas digitales como Kronjop permiten anticipar la transición con inmutabilidad, trazabilidad y acceso ágil para la Inspección.