Gestión de gastos de empleados: qué aporta el software de RRHH

Un técnico compra una pieza para terminar una instalación. Una comercial adelanta el aparcamiento de una visita. Administración recibe los justificantes, pero todavía tiene que averiguar a qué trabajo pertenecen, quién los autoriza y cuánto hay que devolver a cada persona. Capturar el ticket resuelve solo una parte de la gestión.

Un software de gastos integrado con recursos humanos puede aprovechar los empleados, departamentos y responsables que la empresa ya tiene organizados. Su utilidad se aprecia cuando esos datos acompañan al gasto hasta la aprobación y el cierre, sin volver a preparar la misma información en varios archivos.

Qué aporta un software de RRHH a la gestión de gastos

La gestión de gastos de empleados reúne los desembolsos que realiza la plantilla por motivos de trabajo: desplazamientos, alojamiento, comidas profesionales o compras para prestar un servicio. Una nota de gastos agrupa los conceptos que presenta una persona; un informe por proyecto permite reunir los de varias personas que han trabajado en el mismo encargo.

Dentro de un software de recursos humanos, el módulo de gastos puede compartir la estructura del equipo. Esto evita mantener una lista de empleados para los tickets y otra para las demás gestiones. Antes de contratarlo, conviene comprobar qué datos comparte realmente y qué ocurre al modificarlos.

En una pyme, una misma persona puede asumir varias de estas tareas. Aun así, dejar registrados el responsable, la decisión y el estado permite continuar el trabajo durante una ausencia y responder al empleado sin buscar conversaciones antiguas.

Del ticket al cierre: dónde debe ahorrar trabajo el software

Presentar el justificante con el contexto de la compra

La lectura automática u OCR puede extraer fecha, proveedor e importe. El motivo, el proyecto y quién adelantó el dinero pueden no aparecer en el documento. La aplicación debe facilitar que el empleado complete esos datos mientras recuerda la compra, especialmente si trabaja desde el móvil.

Por ejemplo, «material» dice poco al responsable. «Pieza de sustitución para la instalación P-024» permite revisar el gasto y atribuirlo al trabajo. Si ese proyecto ya existe, seleccionarlo de una lista evita variantes del nombre que después fragmentan los informes.

También hay datos que deben solicitarse al proveedor. La AEAT explica los requisitos adicionales para deducir el IVA con una factura simplificada, entre ellos el NIF y domicilio del destinatario y la cuota por separado. La deducción depende además de cumplir sus condiciones: el OCR ayuda a leer el documento, pero no completa los datos que este no contiene.

Mantener las aprobaciones cuando cambia el equipo

El encargado puede confirmar que una compra corresponde a la instalación; administración revisa la documentación y prepara su liquidación. Configura ese recorrido según las decisiones que necesita vuestra empresa, con límites por categoría o importe cuando resulten útiles.

Hay un detalle que merece verse en una demostración: cambiar al responsable de un departamento con varias notas pendientes. El sistema debería permitir resolver quién continúa esas aprobaciones y conservar quién autorizó las anteriores. Actualizar el organigrama y perder el historial sería una mala solución.

Lo mismo ocurre durante las vacaciones. Poder designar un sustituto y conocer qué solicitudes tiene pendientes evita que las notas se acumulen hasta su vuelta. El empleado necesita ver si su gasto está en revisión, si debe corregirlo o si ya se ha aprobado.

Distinguir aprobación, reembolso y envío a contabilidad

Un gasto aprobado puede seguir pendiente de pago. Si lo abonó la empresa con una tarjeta, no hay que devolver ese importe al empleado. Si recibió un anticipo, hay que descontarlo al liquidar. El estado debe reflejar cada situación y la referencia del pago cuando se ejecute.

Con un anticipo de 200 € y gastos aprobados de 165 €, quedan 35 € por devolver a la empresa. Si los gastos son de 230 €, quedan 30 € por abonar al empleado. Un saldo visible evita tratar todo lo aprobado como un nuevo reembolso.

Antes de conectar el programa contable, comprueba qué se transmite: registros, documentos, clasificación y estado de pago. Un identificador estable permite reconocer una operación ya enviada cuando se repite una exportación o se corrige un dato. Si determinados conceptos se preparan junto con las nóminas, acuerda ese circuito con la asesoría; lo desarrollamos en la guía de software de gestión de nóminas.

Un proyecto, varias personas y dos cifras diferentes

Imagina una empresa de instalaciones con dos personas trabajando en el proyecto P-024. Compran material y pagan un desplazamiento con tarjetas de empresa. Una de ellas adelanta además el alojamiento. En este ejemplo, los tres gastos están justificados y aprobados.

El encargo acumula 300 € de estos gastos y hay 75 € pendientes de devolver. El responsable del proyecto necesita la primera cifra; quien prepara los reembolsos necesita la segunda. Ambas deben salir de los mismos registros.

Si parte del material se utiliza en otro encargo, puedes repartir los 180 € en 120 € para P-024 y 60 € para P-025. El gasto atribuido a P-024 pasaría a 240 €, mientras el reembolso seguiría siendo de 75 €. Conviene conservar el justificante común y el criterio del reparto: copiar la compra completa en ambos proyectos duplicaría el gasto.

Esta información ayuda a presupuestar trabajos parecidos. Para calcular el resultado completo del proyecto tendrás que añadir ingresos y otros costes, como las horas dedicadas al encargo. Un informe de gastos de empleados aporta una parte de ese cálculo.

Informes que ayudan a decidir, además de sumar tickets

Un total mensual permite ver cuánto se ha registrado. Para entender una variación conviene relacionarlo con el trabajo realizado y comprobar si faltan gastos por presentar o aprobar.

En otro ejemplo ilustrativo, un equipo pasa de gastar 1.200 € en doce visitas a gastar 1.500 € en veinte. El total aumenta un 25 %, pero el gasto medio por visita baja de 100 € a 75 €. Son cálculos sobre datos supuestos: muestran por qué una subida del total, por sí sola, no explica si ha empeorado la gestión.

Los informes resultan más útiles cuando permiten revisar estos tres aspectos:

• El mismo criterio en ambos periodos. Compara categorías, proyectos y estados equivalentes. Mezclar gastos presentados este mes con pagos de meses anteriores dificulta entender la evolución.

• Lo que falta por cerrar. Separa aprobados, pendientes de revisión y operaciones sin proyecto. Un presupuesto puede parecer holgado porque todavía no se han incorporado todos los justificantes.

• El detalle que explica la diferencia. Poder bajar de un total al gasto y a su documento permite revisar una compra de material, una ruta o una estancia concreta.

Con esa información puedes ajustar el presupuesto de un servicio, agrupar compras o revisar la organización de las visitas. El informe señala dónde mirar; la decisión requiere conocer las condiciones del trabajo.

Cómo elegir entre un módulo de RRHH y una herramienta de gastos

La plantilla no determina por sí sola la necesidad. Cinco técnicos que se desplazan a diario pueden manejar más justificantes que una oficina de treinta personas. Empieza por el volumen de operaciones, quién las presenta y dónde se concentra el trabajo administrativo.

• Un módulo de gastos dentro de RRHH encaja cuando interesa compartir empleados, departamentos y responsables, y dar al equipo un lugar conocido para presentar y consultar sus notas.

• Una plataforma especializada en gastos y tarjetas merece atención cuando pesan más la emisión de tarjetas, los límites de uso o los movimientos de varias cuentas. Comprueba cómo comparte los datos con RRHH y contabilidad.

• El programa contable puede cubrir una parte del proceso si dispone de captura y revisión. Verifica cómo presenta el gasto quien está fuera de la oficina y cómo recibe una petición de corrección.

Estas opciones pueden combinarse. La comparación útil consiste en seguir una operación completa y contar qué tareas siguen fuera del sistema: pedir documentos, copiar nombres, repartir importes o preparar el archivo para la asesoría.

Si se pretende sustituir los originales en papel, revisa el procedimiento de digitalización certificada de facturas. Leer datos mediante OCR y conservar documentos mediante un procedimiento que permita prescindir del original son capacidades diferentes.

Para comparar precios, pide el coste de vuestro recorrido: personas que presentan gastos, responsables, captura de documentos, conexiones y exportaciones. Comprueba qué módulos son necesarios, cómo se cobra el aumento de uso y cómo recuperarías los registros y justificantes si cambias de proveedor.

De cara a 2027: conectar los gastos con el trabajo del equipo

Una mejora que merece valorar es que el cargo de una tarjeta, la persona que lo realizó y el proyecto al que pertenece puedan relacionarse sin preparar tres listados cada mes. Ya existen distintas formas de hacerlo; al elegir software para 2027, interesa comprobar el alcance concreto de sus conexiones.

En Kronjop, el módulo de gestión de gastos permite presentar justificantes desde la app, organizar categorías y proyectos y gestionar aprobaciones. La lectura de documentos y los resúmenes de Kronjop Cowork ayudan a preparar la información que revisa el responsable.

El vídeo de la cabecera muestra otra forma de trabajar: reunir movimientos de herramientas compatibles, como Pleo o Ramp, y preparar su asignación a empleados, departamentos y proyectos de Kronjop desde ChatGPT. Las conexiones deben estar autorizadas y disponibles para las herramientas que utiliza la empresa.

«Reúne los pagos de este mes y prepara su asignación a los departamentos y proyectos de Kronjop. Separa los que no tengan un proyecto identificable y muéstrame el desglose y los totales antes de registrar cambios».

La utilidad está en obtener una propuesta que pueda revisarse: cada importe con su origen, los gastos sin asignar visibles y la posibilidad de corregir el reparto antes de registrarlo. Una compra cuyo destino se desconoce necesita información del equipo para completar la asignación.

Con mayor volumen, Kronjop Cowork Enterprise permite configurar agentes para reunir periódicamente los gastos y preparar su revisión. En lugar de esperar al último día del mes, el responsable puede atender lo pendiente durante el periodo. Explicamos el funcionamiento de estas conexiones en la guía de ChatGPT para recursos humanos.

Una demostración con los gastos reales de tu actividad

Prepara tres casos representativos, con documentos anonimizados si es necesario: una compra adelantada por un empleado, otra con tarjeta de empresa y una operación que deba repartirse entre proyectos. Pide seguirlos desde el móvil hasta el informe final.

Al terminar, deberías poder comprobar cuánto corresponde a cada proyecto, qué importe queda pendiente de devolver, quién aprobó cada gasto y qué archivo recibirá la asesoría. Añade un cambio de responsable y una corrección de importe para ver cómo conserva el sistema el historial.

Durante una prueba, compara el tiempo dedicado a preparar el cierre, las notas devueltas por falta de datos y los días entre aprobación y reembolso. Usa periodos de actividad similar. Es una forma concreta de comprobar qué trabajo os está ahorrando la herramienta.

Puedes solicitar una demostración de Kronjop con los tipos de gastos y las aplicaciones que utiliza tu empresa.