Canal de denuncias en empresas: Guía para su implantación
El canal de denuncias es obligatorio para empresas de 50+ trabajadores según la Ley 2/2023. Obligaciones, anonimato, gobernanza y sanciones de hasta 1M €
El canal de denuncias es obligatorio para las empresas de 50 o más trabajadores desde la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero. Esta guía detalla las obligaciones técnicas, procedimentales y de gobernanza que deben cumplir las organizaciones en julio de 2026 para evitar sanciones de hasta un millón de euros.
Índice del artículo
Empresas obligadas a implementar un canal de denuncias
El artículo 10 establece que, en el sector privado, el canal de denuncias es obligatorio para todas las empresas con 50 o más trabajadores. Por su parte, el artículo 13 traslada esta obligación de manera universal y sin excepciones de tamaño a todo el sector público, incluyendo administraciones locales, corporaciones de derecho público y fundaciones estatales.
¿Cómo poner en marcha un canal de denuncias desde cero?
Definir el sistema y formato de las denuncias
Establecer los canales de comunicación
Se deben habilitar canales escritos (asistente IA conversacional, plataforma web, app, correo electrónico seguro) y verbales (línea telefónica dedicada o sistema de mensajes de voz), tal y como señala el artículo 7.2.
Garantía absoluta de anonimato
El sistema tiene que garantizar que el informante pueda enviar el reporte sin revelar su identidad y sin que la empresa pueda tomar represalias en su contra.
Seguridad y confidencialidad de los datos
Encriptación de toda la información de extremo a extremo para restringir el acceso exclusivo al gestor autorizado del canal.
Nombrar al responsable del canal
Designación del gestor
Elegir a una persona o a un comité interno (el propio encargado, el Director de Cumplimiento o el Responsable de Recursos Humanos) para dirigir y tramitar las investigaciones.
Aprobación del órgano de gobierno
El nombramiento debe ser ratificado de manera obligatoria por el órgano de administración o la alta dirección de la empresa.
Externalización del canal
Es legalmente viable externalizar la recepción de los reportes en un proveedor especializado, pero la responsabilidad jurídica final de la resolución se mantiene siempre dentro de la organización.
Redactar la Política y el Procedimiento
Un documento formal que detalle las normas de uso del canal, las fases del proceso de investigación y la protección de los derechos de los denunciantes.
Recuerda que en tus políticas internas debes fijar plazos estrictos: enviar el acuse de recibo en un máximo de 7 días y resolver el caso en un plazo de 3 meses, tal y como señala el artículo 9 de la Ley 2/2023.
Implementar un software o plataforma digital especializada
Módulos en software de gestión empresarial
Conviene elegir esta opción si tu empresa ya tiene contratada una plataforma digital para gestionar las nóminas, las vacaciones o el control horario de la plantilla.
Es imprescindible que el proveedor ofrezca asesoramiento a la hora de configurar y poner en marcha el canal cumpliendo los requisitos de la normativa 2/2023.
El soporte de Kronjop: Nuestro equipo jurídico y técnico acompaña a la empresa en todo momento para garantizar que, una vez creado el canal de denuncias, notifique el nombramiento del responsable a la Autoridad de Protección de Informante antes de 10 días.
Software SaaS tradicional vs AaaS| Criterio de evaluación | Software SaaS tradicional | Plataformas IA como servicio (AaaS) |
|---|---|---|
| Recepción de denuncias | El informante rellena un formulario web estático o envía un correo electrónico. | El informante interactúa con un asistente conversacional que le guía paso a paso durante todo el proceso. |
| Notas de voz y llamadas | Guarda el archivo de audio. El gestor de la empresa debe escucharlo y transcribirlo manualmente. | Transcribe automáticamente el audio a texto, eliminando ruido y distorsiones para mejorar la comprensión y proteger la identidad del denunciante. |
| Clasificación del caso | El usuario selecciona manualmente la categoría mediante un desplegable (por ejemplo, acoso o fraude). | La IA analiza el contenido de la denuncia, identifica la tipología del caso, estima su nivel de riesgo y prioriza la gestión automáticamente. |
| Anonimato y seguridad | Cifra la información introducida por el usuario. | Cifra la información y anonimiza automáticamente nombres, datos personales y cualquier información que pueda identificar al denunciante. |
| Gestión y seguimiento | El responsable redacta manualmente comunicaciones, solicitudes de información, recordatorios e informes de resolución. | Genera borradores de comunicaciones e informes, recuerda plazos legales y propone los siguientes pasos de investigación para agilizar el expediente. |
| Cumplimiento de la Ley 2/2023 | Proporciona un canal seguro que cumple los requisitos técnicos exigidos por la normativa. | También cumple los requisitos legales, pero requiere supervisión humana durante la investigación y la resolución, ya que la IA no puede sustituir la toma de decisiones. |
Soluciones Integrales (Software + Soporte Legal)
Es una opción recomendable si la empresa no cuenta con un departamento jurídico propio. Te da la plataforma informática y, al mismo tiempo, el respaldo de abogados expertos para saber qué responder ante denuncias complejas. Por ejemplo, Atico34 combina su plataforma unificada para denuncias internas con el asesoramiento y guía legal directa de sus especialistas en Compliance.
Plataformas independientes especializadas ("Whistleblowing Software")
Ideal si buscas una herramienta externa muy sencilla, Soluciones como Whistlelink proporcionan directamente la página web externa donde el denunciante escribe el reporte y un panel sencillo para que tú gestiones el caso sin complicaciones de servidores.
Lo aconsejable es elegir un proveedor de software de España o que garantice el cumplimiento de las normativas aplicables en el país, como la Ley 2/2023 del canal de denuncias, la normativas de protección de datos (RGPD y LOPDGDD) o el Reglamento de Inteligencia Artificial (AI Act).
La solución de Kronjop con IA: Aparte del soporte jurídico por parte de expertos, Kronjop incluye una capa de IA legal que se sincroniza de forma automática con las normativas nacionales e internacionales, de forma que el software siempre se adapta en tiempo real a cualquier cambio legislativo.
¿Qué debería tener el software para el canal de denuncias?
| Para el Empleado | Para el Responsable | Para la Empresa |
|---|---|---|
| Acceso desde el portal del empleado para presentar denuncias de forma sencilla y segura. | Backend centralizado para gestionar, organizar y tramitar todas las denuncias recibidas. | Panel de analítica con KPIs, gráficos e indicadores sobre tipologías de denuncias, áreas afectadas y estado de los expedientes. |
| Interfaz conversacional que guía al usuario durante todo el proceso de denuncia mediante lenguaje natural. | Soporte legal integrado con guías, recomendaciones y asistencia para tramitar correctamente cada expediente. | Exportación de informes para auditorías e inspecciones mediante generación automática de documentación en un solo clic. |
Comunicar y Formar
Difusión interna obligatoria
Informar de manera clara y visible a toda la plantilla, representantes legales de los trabajadores (sindicatos), directivos y colaboradores externos sobre la existencia, acceso y funcionamiento del canal.
Recomendación: Hacerlo a través del portal del empleado, indicando claramente desde dónde se pueden realizar las denuncias o, incluso, habilitando una sección propia en el portal para ello.
Plan de formación específica
- Para el personal: El propio asistente de IA conversacional del portal resolverá en tiempo real las dudas del empleado antes de denunciar, indicándole mediante lenguaje natural si su caso aplica al canal o guiándole paso a paso durante el proceso.
- Para el Responsable: El software se integra directamente con plataformas de capacitación (LMS) para activar micro-cápsulas de aprendizaje automatizadas y simulaciones interactivas cada vez que la normativa se actualice.
Requisitos que debe cumplir el canal ético interno
Preservación de la identidad y secreto profesional
El artículo 5 señala que el sistema debe garantizar la confidencialidad del informante y de cualquier tercero, impidiendo el acceso a personal no autorizado.
Para reforzar este blindaje, el artículo 19 impone al personal instructor el deber de secreto sobre cualquier aspecto relacionado con el expediente.
Un software con cifrado de datos de extremo a extremo y control estricto de accesos mediante 2FA que restringe la visualización del expediente única y exclusivamente al instructor designado.
Régimen de tolerancia cero frente a las represalias
El artículo 36 prohíbe de forma expresa cualquier acto que constituya represalia, amenaza o tentativa de trato desfavorable (despidos, suspensiones contractuales, degradaciones, acoso o daños reputacionales), declarando tales actos nulos de pleno derecho.
Para dar efectividad a esta protección, el artículo 38 establece la inversión de la carga de la prueba en sede judicial a favor del informante y lo exime de responsabilidad por la obtención o acceso a la información divulgada, siempre que no constituya delito.
La inversión de la carga de la prueba a favor del informante convierte al canal de denuncias en la herramienta defensiva más potente del trabajador: cualquier perjuicio sufrido en los dos años posteriores a la comunicación se presume represalia, salvo que la empresa acredite causas ajenas a la denuncia.
Sanciones por incumplimiento
El artículo 63 tipifica como infracción muy grave el mero hecho de incumplir la obligación de disponer de un Sistema Interno de Información, así como vulnerar la confidencialidad, tomar represalias o comunicar información falsa a sabiendas.
El artículo 65 cuantifica el impacto financiero de estas infracciones:
| Tipo de infracción | Sanción económica | Ejemplos de incumplimientos |
|---|---|---|
| Leves | Hasta 100.000 € | • Falta de colaboración con la Autoridad Independiente al no facilitar la información o documentación requerida. • Incumplimientos de plazos o de obligaciones formales que no constituyan una infracción grave. |
| Graves | Entre 100.001 € y 600.000 € | • No disponer de un canal de denuncias estando legalmente obligado. • Vulnerar la confidencialidad del sistema permitiendo accesos no autorizados. • Incumplir el plazo máximo de 3 meses para investigar y responder al informante sin causa justificada. |
| Muy graves | Entre 600.001 € y 1.000.000 € | • Adoptar represalias contra el informante o personas vinculadas. • Obstaculizar, bloquear o dificultar la presentación o tramitación de denuncias. • Presentar denuncias falsas de forma deliberada. • Revelar la identidad de un denunciante anónimo fuera de los supuestos permitidos por la ley. |
Disclaimer legal
Este artículo es informativo y no sustituye asesoramiento legal. Para casos específicos, consulta con el departamento legal de Kronjop, un abogado laboralista o con la Inspección de Trabajo.
