¿Cómo afecta el control horario a los distintos sectores en España?
Control horario para agencias de marketing y publicidad
Organiza el control horario en tu agencia de marketing: horas por cliente, revisiones de campañas, trabajo híbrido y registro de rodajes o eventos.
En una agencia, registrar la jornada y conocer las horas dedicadas a cada cliente permite revisar campañas, detectar revisiones que se alargan y preparar entregas con la disponibilidad real del equipo.
Índice del artículo
Obligaciones de registro horario en agencias de marketing y comunicación
En una agencia, una mañana puede repartirse entre la propuesta de una cuenta, los cambios de otra campaña y una reunión interna. El control horario en agencias de marketing y publicidad debe recoger la jornada completa del equipo, también cuando parte del trabajo no se factura al cliente.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar el inicio y el final de la jornada y conservar los registros durante cuatro años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. La flexibilidad horaria no elimina esta obligación.
Para llevarlo al día en una agencia:
- Define cómo fichar en oficina, desde casa y en una producción, y cómo comunicar un olvido o una corrección.
- Recoge la jornada realmente realizada, incluidas las prolongaciones por entregas. El horario previsto en el calendario no basta.
- Aclara qué pausas computan como trabajo según el convenio o los acuerdos aplicables.
- Limita el acceso a los registros a quienes los necesitan para su función.
Para consultar la evolución normativa, puedes acudir a la información sobre el registro digital de jornada.
¿Qué sistema de control horario elegir para fichar en una agencia de marketing o publicidad?
La elección depende de dónde trabaja cada equipo y de quién revisa las incidencias. Conviene empezar por un método sencillo de fichaje y añadir el seguimiento por cliente o campaña cuando aporte información útil.
Aplicación móvil/tablet/ordenador
Creativos, redactores y diseñadores
El fichaje desde el ordenador encaja con el trabajo de diseño, redacción y edición. Si además se registran horas por campaña, distingue el encargo inicial de las revisiones posteriores: así el responsable de cuentas puede ver dónde se ha ampliado el trabajo.
Community managers y social media managers
Una publicación programada para las diez de la noche no significa que alguien haya trabajado a esa hora. Una intervención real para atender una incidencia sí debe quedar recogida. Acordad quién cubre esas situaciones y cómo registrar ese tiempo en el sistema de fichaje.
Analistas SEO/SEM, programadores y personal técnico
El equipo puede registrar la jornada desde los métodos habilitados en su software de control horario. Las tareas de Asana o Jira y los acuerdos de Slack aportan contexto sobre el trabajo; su existencia o finalización no sustituye al fichaje.
Personal administrativo, contable y de gestión
Para administración suele bastar el fichaje web y un circuito claro de revisión. Antes de preparar las variables del mes, el responsable comprueba olvidos, ausencias y prolongaciones de jornada con cada persona.
Trabajo remoto o híbrido
El equipo necesita poder registrar el inicio y el final del trabajo tanto en casa como en la oficina. El estado «conectado» de Slack o el último correo enviado no son un registro de jornada. Un software de fichaje online puede cubrir ambos lugares sin exigir geolocalización por defecto.
Agencias con varios equipos o sedes
Centralizar los registros facilita revisar incidencias, siempre con permisos por equipo o centro. El responsable de una cuenta puede necesitar su dedicación por proyecto; eso no implica darle acceso a todos los datos laborales de la agencia.
App con geolocalización
Trabajar fuera de la oficina no obliga por sí solo a utilizar GPS. Si se recoge la ubicación, hay que justificar su necesidad y proporcionalidad e informar previamente al personal en los términos del artículo 90 de la LOPDGDD.
Reuniones externas y desplazamientos
El fichaje móvil permite registrar la jornada durante una visita a cliente. Deja acordado cómo anotar las reuniones y los desplazamientos que correspondan como tiempo de trabajo, sin reconstruir todo el día al volver a la oficina.
Ejecutivos de cuentas y planners
Una presentación, una reunión de seguimiento y la preparación del informe pueden pertenecer a la misma cuenta. Identificarlas con un criterio común ayuda a revisar su dedicación, aunque se realicen en lugares distintos.
Productores, fotógrafos y equipos de rodaje o eventos
La jornada de una producción puede empezar con la preparación del material y terminar después del desmontaje. El plan de rodaje sirve para organizarla; el registro debe reflejar lo que ocurrió, incluidas las incidencias y los cambios de horario.
Cómo repartir las horas entre clientes y campañas
Una cuenta con cuota mensual puede mezclar contenidos para redes, una landing y reuniones de seguimiento. Si todo se apunta como «Cliente A», al cerrar el mes cuesta saber qué ha absorbido el tiempo. Una clasificación sencilla —cliente, campaña y actividad— suele ser suficiente; no hace falta crear una tarea para cada correo.
Por ejemplo, una campaña presupuestada en 40 horas termina consumiendo 51. Separar diseño, redacción, reuniones y revisiones permite localizar las 11 horas de diferencia y preparar el siguiente presupuesto con mejores referencias. Son cifras ilustrativas: la desviación de una campaña no equivale, por sí sola, a horas extra de una persona.
Con la imputación de horas por proyecto de Kronjop, el trabajador puede seleccionar el proyecto al fichar y el responsable revisar la dedicación por cliente. Si durante el día cambia de encargo, conviene revisar el reparto para no atribuir toda la jornada al primero. Las horas de coordinación interna también cuentan, aunque no se repercutan en una factura.
El ejemplo utiliza un estudio de arquitectura de 15 personas. La asignación de horas a encargos y clientes también resulta útil para una agencia.
Antes de una entrega, otra comprobación útil es cruzar las tareas pendientes con las vacaciones del equipo. Con Kronjop y Asana o Jira conectados al asistente mediante sus herramientas autorizadas, puedes pedir: «Revisa las entregas de la campaña de octubre y las ausencias del equipo; señala qué tareas quedan sin cobertura y prepara una propuesta de reparto».
Para preparar ese reparto, la guía de gestión de proyectos y disponibilidad del equipo incluye un ejemplo de capacidad por perfil y explica cómo revisar dependencias y esfuerzo pendiente antes de confirmar una entrega.
El responsable aporta las estimaciones que falten y revisa las asignaciones antes de aplicarlas. Así se aprovechan las conexiones con otras aplicaciones para resolver una necesidad concreta de cuentas y producción.
Al cerrar el proyecto, compara la dedicación con lo presupuestado. Para estimar costes necesitas los costes laborales configurados; para calcular un margen, también los ingresos y el resto de costes que decidas incluir, como producción externa. Las horas, por sí solas, no dan la rentabilidad completa.
Cómo deben adaptarse las agencias de marketing y publicidad a la normativa
Antes de extender el sistema a toda la agencia, prueba el circuito con una cuenta y sus responsables:
- Acordad cómo fichar y corregir incidencias. Incluid un día de oficina, uno en remoto y una producción fuera.
- Usad los mismos nombres de cliente y campaña. Evitad que diseño, cuentas y administración abran tres proyectos distintos para el mismo encargo.
- Reservad una categoría para trabajo interno. Reuniones de equipo, propuestas comerciales o formación no deben desaparecer del registro por no ser facturables.
- Revisad las desviaciones durante la campaña. Si las correcciones consumen más tiempo del previsto, el responsable puede aclarar el alcance con el cliente antes de la siguiente entrega.
- Cerrad las incidencias con el equipo. Comprobad fichajes pendientes y horas adicionales antes de preparar la información de nómina.
Preguntas frecuentes sobre control horario en agencias de marketing y publicidad
¿Los creativos con horarios flexibles también deben fichar?
Sí. La flexibilidad permite organizar el horario dentro de lo acordado, pero el registro debe recoger el inicio y el final de la jornada real.
¿Qué ocurre con los eventos o rodajes fuera de la oficina?
El equipo debe disponer de un método de fichaje utilizable fuera de la sede. Si hay un fallo de conexión o un olvido, debe poder comunicar la incidencia para corregirla dejando constancia del cambio.
¿Los directores y responsables de equipo deben fichar?
El título del puesto no exime por sí solo. Los responsables con una relación laboral ordinaria están sujetos al registro; las relaciones especiales de alta dirección requieren comprobar su régimen específico.
¿El tiempo dedicado a reuniones con clientes o proveedores cuenta como jornada laboral?
Sí, cuando forma parte del trabajo efectivo. Que la reunión esté incluida en una cuota mensual o no se cobre aparte al cliente no cambia su consideración como tiempo trabajado.
¿Qué pasa si el equipo tiene que quedarse hasta tarde por una campaña urgente?
El fichaje debe reflejar la salida real. Después se revisa el tratamiento de esas horas conforme al convenio y a los acuerdos aplicables. El presupuesto cerrado de una campaña no justifica borrar tiempo trabajado.
¿Los freelancers o colaboradores externos deben fichar?
Un profesional que trabaja realmente por cuenta propia no queda sujeto al registro laboral de la plantilla. Puede entregar un parte de dedicación para justificar su servicio; ese parte tiene otra finalidad.
¿Cómo se controlan las pausas o descansos en la jornada?
El criterio debe quedar claro para todo el equipo. Algunas pausas computan como trabajo según el convenio o el contrato; no conviene descontarlas todas de forma automática.
¿Las agencias con varias marcas o divisiones deben llevar un sistema distinto por cada una?
Pueden utilizar una plataforma común con la separación y los permisos adecuados. Si pertenecen a empleadores distintos, los registros deben seguir identificando correctamente a cada empresa y su plantilla.
Disclaimer legal
Este artículo es informativo y no sustituye asesoramiento legal. Para casos específicos, consulta con el departamento legal de Kronjop, un abogado laboralista o con la Inspección de Trabajo.
