Control horario para ONGs y fundaciones

¿Qué requisitos establece la Ley de control horario para ONGs y fundaciones?

El control horario en ONGs y fundaciones es obligatorio para todos los empleados asalariados, tanto en España como en delegaciones internacionales.

Existen más de 35.000 organizaciones sin ánimo de lucro en España que incluyen a personal de diversas áreas: técnicos de cooperación, coordinadores de proyectos, trabajadores sociales, administrativos, responsables de comunicación, personal logístico, directores de programas y personal de sede o terreno.

Los voluntarios y colaboradores no remunerados no están sujetos a esta obligación, aunque las organizaciones deben llevar un registro de participación distinto al de control horario laboral.

La normativa de control horario en organizaciones sin ánimo de lucro establece las mismas obligaciones que para cualquier empresa privada:

• Implantar un sistema digital de registro horario, accesible para personal en sede, terreno o teletrabajo.
• Registrar entradas, salidas, pausas y prolongaciones de jornada, incluyendo desplazamientos y viajes de misión.
• Conservar los registros durante cuatro años, accesibles a los empleados, la Inspección y las entidades financiadoras.
• Cumplir con el RGPD y la LOPDGDD, garantizando la confidencialidad de datos personales y de proyectos sensibles.
• Integrar el sistema con la planificación de proyectos o programas subvencionados.
• Adaptar el fichaje a entornos internacionales, permitiendo fichajes desde distintos husos horarios o localizaciones.

¿Qué sistema de fichaje digital es mejor para ONGs y fundaciones?

El control horario en ONGs afecta a todo el personal contratado, tanto en la sede central como en los proyectos sobre el terreno, independientemente de la financiación o el origen de los fondos.

App con geolocalización

Dirección, gerencia y responsables de área

Si tienen contrato laboral, deben fichar igual que el resto. Solo los miembros del patronato o junta sin remuneración están exentos del registro. Por su movilidad, se recomienda la geolocalización.

Técnicos de proyectos y cooperación internacional

Deben fichar al inicio y fin de la jornada, reflejando las horas reales de trabajo en oficina, terreno o campo. Las apps móviles con geolocalización y modo offline son esenciales en misiones internacionales o zonas rurales.

Coordinadores de programas y responsables de país

Deben fichar en el sistema digital igual que el resto del personal. En proyectos transnacionales, el sistema debe ajustar los husos horarios y reflejar la jornada en el país de destino.

Trabajadores sociales y personal de atención directa

El fichaje debe realizarse en cada turno o servicio, incluso cuando se desarrollen actividades fuera del centro o en domicilios, mediante app móvil con GPS o terminal portátil.

Personal de comunicación, campañas y fundraising

Deben fichar tanto en oficina como en eventos, ferias o ruedas de prensa. Las apps conectadas al sistema central permiten registrar horas fuera de la sede.

App de escritorio o software web

Personal administrativo y contable

Fichan desde software de escritorio o intranet corporativa, registrando pausas, salidas y gestiones externas en organismos o bancos.

Terminales físicos para QR o PIN en puntos de acceso

Logística, almacén y personal de apoyo técnico

El fichaje se realiza en terminales de acceso o puntos logísticos, registrando también las pausas y los desplazamientos entre almacenes o centros de distribución.

No deben fichar

Voluntarios de ONGs

Si no existe una relación contractual con la organización, los voluntarios no están obligados a fichar, aunque realicen actividades o tareas para ella.

Cómo deben adaptarse las ONGs y fundaciones al control horario digital

A continuación vemos cómo implementar el registro horario en ONGs y fundaciones:

• Implementar un sistema adaptado a la estructura organizativa: Debe permitir fichar desde sedes, proyectos y misiones internacionales con sincronización en la nube.
• Establecer políticas claras de fichaje: Deben definirse protocolos por área: administración, proyectos, campo, comunicación o logística.
• Integrar el control horario con la gestión de proyectos: Permite justificar correctamente las horas imputadas a cada programa o subvención pública.
• Cumplir la normativa de protección de datos y ética laboral: El sistema debe respetar la privacidad de los empleados y la confidencialidad de la información de los beneficiarios.
• Centralizar los registros en una única plataforma global: Las entidades con proyectos en varios países deben usar un sistema común con gestión multizona y control de acceso seguro.
• Formar al personal y responsables de proyectos: Cada trabajador debe conocer su método de fichaje y el proceso para registrar incidencias o desplazamientos.

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Preguntas frecuentes sobre control horario en ONGs y fundaciones

¿Los cooperantes y expatriados deben fichar?

Sí, si tienen contrato laboral con la entidad. El sistema debe reflejar la jornada local de trabajo en la misión o país de destino.

¿Y los voluntarios?

No están obligados a fichar. Su participación se registra en un control de voluntariado, no en el registro de jornada laboral.

¿Cómo se fichan las horas dedicadas a proyectos financiados por subvenciones públicas?

El fichaje digital debe reflejar las horas efectivas y puede vincularse al proyecto para justificar la financiación.

¿Qué ocurre si la jornada incluye desplazamientos o visitas a beneficiarios?

El sistema debe permitir fichar desde el móvil o tablet, registrando hora, ubicación y motivo del desplazamiento.

¿Cómo fichan los trabajadores que cubren emergencias o crisis humanitarias?

Mediante apps con modo offline que sincronizan los datos en cuanto hay conexión. El sistema debe reflejar pausas y horas efectivas de servicio.

¿El personal de eventos o captación debe fichar cada día?

Sí. Las jornadas de calle o ferias deben registrarse en el sistema, incluso si el trabajo se desarrolla fuera de la sede.

¿El tiempo invertido en reuniones con donantes o instituciones cuenta como jornada laboral?

Sí, forma parte del trabajo efectivo y debe reflejarse en el registro.

¿Cómo se controlan las horas extra en campañas o emergencias?

El sistema debe registrar la hora real de salida. La compensación o pago dependerá del convenio o acuerdo laboral interno.

¿Qué pasa si el sistema de fichaje falla durante una misión internacional?

Se deben registrar las horas manualmente en un parte de incidencias y sincronizarlas al recuperar la conexión.

¿Los directores de fundación o miembros del patronato deben fichar?

Solo si tienen contrato laboral. Los cargos honoríficos o no remunerados están exentos.

¿El trabajo realizado en remoto o desde otro país se registra igual?

Sí. El sistema debe reflejar la hora local y el tipo de jornada, garantizando el mismo control que en sede.