Compliance laboral en el control de jornada: como blindar el fichaje en 2026

Normativas que afectan al control de jornada y cómo aplicar el compliance

Ley 8/2019 sobre registro horario

Adapta el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Exige a todas las empresas llevar un control diario de la jornada laboral de sus empleados. Será sustituida por el nuevo Real Decreto sobre registro horario, que añade nuevas obligaciones para las empresas.

Requisitos de los sistemas RRHH para control de jornada

• Inalterabilidad por diseño: El software seleccionado debe certificar que los registros horarios no son manipulables de forma unilateral por mandos intermedios o administradores.
• Trazabilidad y doble autorización: Cualquier modificación, corrección u olvido de fichaje por parte del empleado debe exigir la justificación documentada y la aprobación expresa tanto del trabajador como del supervisor. El sistema debe registrar un historial o pista de auditoría (audit trail) con la fecha, hora y usuario que alteró el dato original. Los sistemas que incorporan sellado hash criptográfico y firma digital del empleado garantizan esta trazabilidad de forma automática y certificable.
• Criterio de interconexión externa: El sistema debe contar con APIs o pasarelas de acceso directo en tiempo real que permitan a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social realizar volcados de datos remotos sin previo aviso.

Configuración y objetividad de los parámetros de registro

El sistema no debe limitarse a registrar "Horas de Entrada y Salida" generales. Debe desglosar obligatoriamente de forma objetiva e imparcial:

• Hora exacta de inicio de la prestación laboral.
• Tiempos de interrupción, pausas para descanso o comida (tiempo no efectivo).
• Horas extraordinarias (se deben registrar e indicar si se compensan con salario o descansos) y desplazamientos de trabajo.

Recomendación: Lo ideal es contar con la ayuda de un asesor especializado que asesore tanto a la hora de elegir el método o sistema de fichaje, como los parámetros que deben cumplir los registros. En definitiva, que guía a la hora de elaborar la política interna de registro horario.

Políticas específicas para teletrabajo y otras modalidades

• Formalización de acuerdos previos: antes de activar el registro digital de teletrabajo debe existir un acuerdo de teletrabajo firmado por escrito conforme a la Ley 10/2021 y comunicarlo al SEPE en el plazo de 10 días desde su firma.
• Geolocalización justificada e información previa: se debe limitar el uso de la geolocalización exclusivamente al momento del fichaje (entrada/salida).
• Integración con dispositivos corporativos: El sistema debe integrarse en los equipos de trabajo de la empresa, no en los dispositivos personales del empleado.

Normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD)

Legitimación y base jurídica

La base jurídica que legitima el tratamiento de datos para control de jornada es el cumplimiento de una obligación legal (Art. 6.1.c RGPD), por lo que no sería necesario el consentimiento del empleado.

Advertencia: Ten en cuenta que la base legal puede cambiar en algunos casos. Por ejemplo, el control horario biométrico mediante huella dactilar o reconocimiento facial no está legitimado como sistema de control horario ya que tanto el CEPD como la AEPD lo consideran un método desproporcionado y sólo es válido si no existe otra alternativa menos intrusiva.

Principio de minimización de datos

Debes recoger únicamente los datos estrictamente necesarios: registros horarios diarios e identidad del trabajador. Si empleas aplicaciones móviles para el teletrabajo o empleados itinerantes, la geolocalización solo puede activarse en el instante preciso del fichaje.

Es muy recomendable tener un software RR.HH que tenga cifrado mediante hash criptográfico y que permita, si es necesario, la pseudominización o anonimización de los datos.

Deber de Información

Es obligatorio entregar a cada trabajador una cláusula informativa (o anexo al contrato) detallando el Responsable del Tratamiento, la finalidad del control horario, el tiempo de conservación y los canales para ejercer sus derechos. Además, si el fichaje se realiza a través de un dispositivo físico, pantalla o aplicación, se debe colocar un aviso de privacidad visible en la interfaz o zona de acceso.

Desconexión digital

El software de fichaje debe estar configurado para evitar el envío de comunicaciones laborales fuera de hora en cumplimiento del artículo 88 de la LOPDGDD. Por ejemplo, a través de soluciones con inteligencia artificial es posible configurar alertas automáticas o avisos que bloquean el envío de mensajes si el empleado no está en su horario de trabajo.

Nota: Para cumplir el RGPD es recomendable que los datos de los empleados se almacenen en servidores ubicados en el Espacio Económico Europeo, para evitar complicaciones relacionadas con la transferencia internacional de datos (artículos 44 al 50 del RGPD).

Reglamento europeo de inteligencia artificial (AI Act)

Todo software de control de jornada que use IA para analizar o predecir patrocines y comportamientos, debe cumplir con las obligaciones que establece la AI Act para los sistemas de alto riesgo.

Detección de prácticas prohibidas con IA

Debes auditar si tu herramienta comete infracciones críticas. El Art. 5 de la AI Act prohíbe tajantemente usar IA para inferir emociones, estrés o el estado de ánimo de tus trabajadores durante su registro horario. Tampoco se permite el uso de sistemas de puntuación social (social scoring) para clasificar la lealtad o la productividad de tu plantilla.

Nota: Para acreditar el cumplimiento conviene optar por sistemas que generen logs certificables conforme a la AI Act, excluyan por diseño el tratamiento biométrico y la inferencia emocional.

Obligación de transparencia

El Art. 26.7 de la AI Act obliga a informar detalladamente a los trabajadores y a sus representantes legales (comités de empresa) antes de poner en marcha el sistema. Se puede hacer, por ejemplo, a través del portal del empleado. Debes explica qué variables analiza el algoritmo, cómo las procesa y qué impacto tiene en el trabajador.

Supervisión humana

El Art. 14 de la norma exige garantizar una supervisión humana cualificada y constante. Esta supervisión se puede realizar internamente, a través de un responsable de RR.HH, o de manera externa, mediante un asesor especializado en inteligencia artificial. El objetivo es evitar sesgos automatizados, corregir falsos positivos en los fichajes e ignorar o revertir cualquier decisión sugerida por la IA.

Recomendación de app para aplicar en este contexto: Cumplir a la vez la Ley 8/2019, el RGPD y la AI Act exige un software diseñado por capas legales. Kronjop registra cada fichaje con sellado hash criptográfico, opera sin biometría y aloja los datos en servidores del Espacio Económico Europeo. Su Plan Professional incorpora desconexión digital y log certificable AI Act, con un modelo de pago por uso sin cuotas mínimas.