Compliance laboral: guía de aplicación en la empresa

*Recomendación: Una de las mejores soluciones para fortalecer el compliance laboral en la empresa es implementar un software RR.HH especializado en el cumplimiento de las normativas de protección de datos (RGPD y LOPDGDD), registro horario digital e inteligencia artificial (AI Act). Imprescindible que cuenta con servicio de asesoramiento legal por parte de expertos especializados en la materia.

¿Cómo aplicar el compliance laboral en la empresa?

Cumplimiento de la legalidad vigente en contratación

El software debe almacenar la documentación contractual de los empleados mediante cifrado AES-256 en reposo para cumplir con el artículo 32 del RGPD sobre seguridad del tratamiento.

Además, debe bloquear por código cualquier rescisión o no renovación automática de contratos temporales basada en el rendimiento del sistema sin la validación previa de un responsable, en cumplimiento del artículo 14 de la AI Act sobre supervisión humana de sistemas de alto riesgo.

Gestión de nóminas, Seguridad Social y obligaciones tributarias

El sistema debe aplicar un control de acceso restringido basado en roles (RBAC) para que solo el personal de nóminas acceda a los datos con base en el artículo 9 del RGPD (tratamiento de categorías especiales de datos).

Por otro lado, Kronjop tambíen ofrece un servicio de soporte en el que un asesor especializado ejerce de consultor o intermediario entre el software, las asesorías laborales y la S. Social, ayudando a resolver dudas y agilizar la comunicación entre las partes.

Control de jornada laboral, descansos y horas extraordinarias

Un software de control horario debe ser económico, escalable y estar preparado para cumplir las obligaciones de la nueva Ley de control horario y una posible homologación del software en el futuro.

Kronjop ofrece numerosas alternativas válidas para el control de la jornada laboral, evitando el uso de sistemas de fichaje prohibidos por el CEPD y la AEPD por ser desproporcionados, como es el caso del fichaje mediante huella dactilar o reconocimiento facial.

Nota: El Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027 dota a la ITSS de un laboratorio de informática forense y de cruces masivos de datos con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social para detectar irregularidades en jornada, contratos y cotizaciones. La adulteración o manipulación de los registros laborales se tipifica como infracción grave del art. 7.5 LISOS, con sanciones de hasta 7.500 €. Kronjop sella cada registro mediante hash criptográfico, generando una huella inalterable que blinda la integridad probatoria ante una inspección.

Regulación y políticas de teletrabajo / trabajo híbrido

El artículo 4 de la Ley 10/2021 sobre trabajo a distancia otorga a los trabajadores en remoto los mismos derechos que a los presenciales respecto al registro de su jornada laboral o la protección de sus datos personales.

En este sentido, Kronjop garantiza el cumplimiento de ambas normativas mediante el uso de métodos de fichaje válidos para el teletrabajo (fichaje por IP, geolocalización puntual sincronizada con Google Maps)o la implementación en su software por defecto de los principios de la privacidad desde el diseño.