Compliance en la gestión de contratos: empleados, autónomos y proveedores

Recomendación: Usar un software para gestión documental que aplique la IA para automatizar la clasificación y búsqueda de contratos mediante consultas en lenguaje natural. Es imprescindible que este software cumpla con las obligaciones que establece la AI Act para los sistemas de alto riesgo.

Cómo aplicar el compliance en la gestión de contratos de empleados

1. Fase de redacción: establecimiento de la base legal

La construcción inicial del contrato debe incorporar garantías estatutarias mínimas para seguir siendo legalmente vinculante.

• Salarios y clasificación: Establecer claramente las distinciones entre categorías. Garantizar que la compensación base, los bonus por rendimiento y las estructuras de horas extra se alineen explícitamente con los mínimos legales locales.
• Jornada laboral y descansos: Definir explícitamente las horas estándar de trabajo, los periodos obligatorios de descanso y los límites máximos semanales para cumplir con las normativas regionales de salud y seguridad.
• Cumplimiento de cláusulas restrictivas: Redactar las cláusulas de propiedad intelectual (IP), no competencia y no captación con límites geográficos y temporales reducidos.

Nota: Las cláusulas de no competencia postcontractual solo son válidas si existe interés comercial efectivo, duración máxima de 2 años (técnicos) o 6 meses (resto) y compensación económica adecuada, conforme al art. 21.2 del Estatuto de los Trabajadores.

2. Fase de ejecución: validación e incorporación legal

El proceso de firma debe crear un registro jurídicamente sólido e indiscutible del consentimiento mutuo:

• Principio de buena fe contractual (Art. 7 del Código Civil): Ampara que el candidato pueda solicitar llevarse el documento para revisarlo detalladamente, consultar con un asesor o un sindicato antes de estampar su firma.
• Firmas electrónicas conformes (Reglamento UE 910/2014 - eIDAS): Utilizar plataformas de firma electrónica que cumplan con los estándares de la Unión Europea para garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad digital completa del consentimiento.
• Obligaciones multilingües (jurisprudencia social): Ejecutar los contratos en la lengua oficial del Estado o de la Comunidad Autónoma donde se presten los servicios, o en un idioma que el trabajador comprenda perfectamente.

3. Fase de monitorización: auditoría de obligaciones activas

La monitorización del cumplimiento evita que la relación derive en incumplimientos contractuales o infracciones legales:

• Integración y variaciones de convenios colectivos (Art. 3.1.b y Art. 82.3 del Estatuto de los Trabajadores): Auditar continuamente los contratos activos frente a los convenios colectivos aplicables vigentes.
• Auditoría de registro de jornada y horas extras (Art. 34.9 y Art. 35 del Estatuto de los Trabajadores): Para evitar reclamaciones de cantidad por horas extraordinarias no pagadas y garantizar la correcta aplicación del registro de jornada diario obligatorio.
• Seguimiento de formaciones obligatorias (Art. 19 del Estatuto de los Trabajadores y Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales): Controlar y exigir el cumplimiento de las formaciones en materia de seguridad, salud laboral y riesgos específicos del puesto.
• Sistemas de monitorización mediante Inteligencia Artificial (Art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores y Art. 26/29 del Reglamento de IA de la UE - AI Act): Realizar una evaluación de impacto de las herramientas de software de recursos humanos o control de rendimiento basadas en IA, garantizando la transparencia algorítmica ante los trabajadores y sus representantes.

4. Fase de modificación y renovación: formalización de cambios

Modificar o ampliar contratos laborales requiere una ejecución estructurada para evitar reclamaciones por despido constructivo o extinciones de contrato indemnizadas:

• Consentimiento mutuo explícito (Art. 3.1.c del Estatuto de los Trabajadores): Todo cambio acordado en condiciones esenciales (como jornada, salario o funciones superiores) debe documentarse mediante una novación contractual bilateral (Anexo o Addendum firmado por ambas partes).
• Procedimiento de modificación sustancial de condiciones de trabajo (Art. 41 del Estatuto de los Trabajadores): Si el cambio de condiciones esenciales no es de mutuo acuerdo y se realiza por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, la empresa debe seguir el cauce legal estricto notificándolo con 15 días de antelación.
• Riesgo de conversión de contratos temporales (Art. 15.4 y Art. 15.5 del Estatuto de los Trabajadores): Configurar alertas automáticas en el software para detectar el fin de las causas de la contratación temporal o la superación de los límites de encadenamiento.

5. Fase de terminación: desvinculación legal

La finalización del acuerdo requiere un cumplimiento estricto tanto del contrato escrito como de la legislación laboral española para evitar demandas por despido improcedente o nulo:

• Acuerdos de salida válidos (Art. 1261 del Código Civil y jurisprudencia de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo): Asegurar que los acuerdos de rescisión de mutuo acuerdo o transacciones en sede de conciliación contengan renuncias de acciones claras, transparentes y no abusivas.
• Cálculo de preavisos (Art. 49.1.c y Art. 53.1.c del Estatuto de los Trabajadores): Respetar de forma estricta los plazos de preaviso legales (15 días naturales en despidos objetivos o en contratos temporales de más de un año).
• Consulta y notificación al Comité de Empresa (Art. 51 y Art. 64.5.a del Estatuto de los Trabajadores): Activar los procedimientos obligatorios de información a los representantes de los trabajadores ante cualquier despido (y la apertura del periodo de consultas obligatorio en caso de Despido Colectivo / ERE que supere los umbrales legales).
• Plazos de liquidación final / Finiquito (Art. 49.2 del Estatuto de los Trabajadores): Entregar la propuesta de liquidación (finiquito), desglosando salarios pendientes, vacaciones no disfrutadas y la parte proporcional de pagas extras, en el momento exacto de la extinción o cese de la relación laboral.

Cómo aplicar el compliance en la gestión de contratos con terceros

Proveedores externos (Contratas de servicios)

El objetivo prioritario es evitar la figura de la cesión ilegal de trabajadores, tipificada en el Artículo 43 del Estatuto de los Trabajadores (ET).

• Autonomía contractual (Art. 43 ET): El contrato mercantil debe estipular explícitamente que el proveedor aporta su propia organización y ejerce en exclusiva el poder de dirección. .
• Delimitación del poder de dirección (Art. 43.2 ET): Los mandos de la empresa principal no deben emitir instrucciones directas, organizar turnos ni autorizar permisos del personal del proveedor. .
• Independencia de medios (Jurisprudencia del Tribunal Supremo): El personal externo utilizará uniformes, herramientas y equipos informáticos provistos por su empleador. .
• Resolución por incumplimiento (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social - LISOS): El acuerdo preverá la rescisión inmediata ante impagos salariales del proveedor, procediendo a la revocación instantánea de los accesos físicos y digitales para formalizar la desconexión.

Trabajadores autónomos

El compliance se orienta a mitigar el riesgo de calificación errónea de la relación laboral, comúnmente denominada falso autónomo.

• Naturaleza civil o mercantil (Ley 20/2007 del Estatuto del Trabajo Autónomo - LETA): El vínculo debe formalizarse por escrito. Si es Trabajador Autónomo Económicamente Dependiente (TRADE), el contrato se registrará en el SEPE en el plazo de 15 días (Art. 12 LETA).
• Arrendamiento de resultado (Art. 1544 del Código Civil): El objeto contractual se definirá mediante entregables e hitos técnicos, sin someter al profesional a un horario rígido ni obligar a la prestación presencial continuada.
• Facultad de sustitución: El contrato contemplará el derecho del contratista a delegar la actividad o ser sustituido por otro profesional de su elección.
• Verificación y contraprestación: La retribución se realizará mediante facturas sujetas a IVA e IRPF por proyecto ejecutado, prohibiendo asignaciones mensuales fijas homogéneas.

Subcontratistas (cadenas de contratación)

El objetivo es eludir la derivación de responsabilidad en deudas salariales y de previsión social regulada en el Artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores.

• Cláusulas de traslación normativa (Art. 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): El contratista principal asumirá la obligación de vincular a toda la cadena de subcontratación bajo los mismos estándares de cumplimiento sectorial y de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
• Restricción de la subcontratación (Ley 32/2006): Se prohibirá contractualmente la incorporación de subcontratistas sin la autorización previa, expresa y por escrito de la empresa principal.
• Auditoría documental periódica (Art. 42.1 ET y Art. 168 de la Ley General de la Seguridad Social): La liberación de los pagos quedará condicionada a la entrega mensual de los boletines de cotización y el Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
• Mecanismos de retención económica (Art. 1124 del Código Civil): Se habilitará la potestad de suspender provisionalmente los pagos o retener importes facturados si se detectan descubiertos salariales o de cotización en cualquier nivel de la cadena.

Solución de software para este contexto: El Plan Professional de Kronjop integra la gestión documental de contratos, alertas de vencimiento y firma electrónica avanzada conforme a eIDAS, con un modelo de pago por uso escalable según las funciones que necesite cada empresa.